Mere nærvær og mindre fravær i Odsherred

Af Anne-Mette Holm

Stort fokus på sygefravær sled på samarbejdet

- Det har været et fabelagtigt forløb!

Så klart konkluderer Anders Christensen, der er arbejdsmiljørepræsentant (AMR) og lærer på Fårevejle Skole og medlem af CenterMED (CMU) og HovedMED i Odsherred Kommune efter han har været tovholder på et forløb med BFA’s besøgsteam.

Kommunen har gennem en længere periode oplevet et højt sygefravær og derfor haft et stort politisk fokus på at nedbringe det. Men den store opmærksomhed på sygefraværet havde slidt på samarbejdet mellem ledere og tillidsvalgte i CMU, og det havde givet nogle kurer på tråden.

- Vi var ved at blive smådeprimerede af at kigge på sygefraværet. Der er jo trods alt mange, der kommer på arbejde hver dag, og vi kunne også godt tænke os, at det handlede om dem. Hvad ville der egentlig ske, hvis vi talte om nærvær i stedet, spørger Anders Christensen, der fik fuld opbakning af sin centerchef til at kontakte BFA. Sammen med arbejdsmiljøleder Jørgen Helbro nedsatte de en arbejdsgruppe med medlemmer fra CMU, der i samarbejde med BFA tilrettelagde indsatsen.

HovedMED’s retningslinjer er svære at realisere i hverdagen på ’Blå stue’

Det er første gang, at BUF selv har taget initiativer til nye tiltag i arbejdsmiljøarbejdet, da det traditionelt har været kommunens HovedMED, der udstikker retningslinjerne for indsatser i hele kommunen. Og når man skal kommunikere til en hel kommunes medarbejdere og favne alle fra renovationsafdelingen over det administrative til hjemmeplejen, så går der uundgåeligt noget tabt på det praksisnære niveau, som kan gøre det svært for det enkelte center at identificere sig med retningslinjerne. Og BFA-samarbejdet på centerniveau gjorde netop arbejdsmiljøet langt mere nærværende for BUF.

Jørgen Helbro er afdelings- og arbejdsmiljøleder i Læring, Uddannelse og Pædagogik i BUF. Han erkender, at der har været udfordringer med at fortolke de overordnede retningslinjer lokalt. Derfor er han glad for, at BUF har haft mulighed for at arbejde med arbejdsmiljøet på centerniveau.

- Jo længere, der er fra beslutningen til der, hvor den skal gro, jo sværere er det at arbejde med det i forhold til dagligdagens relevans. Så jo højere oppe i organisationens lag, vi befinder os, jo mere urealistisk er det, at det bliver realiseret på blå stue om mandagen, siger han.  

Væk fra egen virkelighed

Ude på ’blå stue’ står Sandy Katrine Boesen, der er leder af børneinstitutionen ’Rørvigrødderne’. Hun er ledertillidsrepræsentant og har også været en del af arbejdsgruppen i CMU. Hun genkender oplevelsen af, at de retningslinjer der kommer ovenfra, og de møder hun har deltaget i på et mere overordnet plan, er for langt væk fra dagligdagen.

- Noget er så fjernt, at vi ikke kan sætte os ind i det. Og når det er væk fra egen virkelighed, så bliver det ligegyldigt. Indsatsen i vores CMU har netop gjort den forskel. For det er os, der er fælles om børnene og de unge, og det gjorde en kæmpestor forskel. Vi forstår hinanden bedre, fastslår hun.

Større grad af fællesskab både lokalt og i CMU

Sandy Katrine Boesen har deltaget i de to workshopdage sammen med både sin tillidsrepræsentant (TR) og arbejdsmiljørepræsentant (AMR). Her blev de præsenteret for forskellige værktøjer og fik sammen mulighed for at prøve dem af. Og det har været en rigtig god investering.

- Det blev gjort simpelt at komme i gang med noget, og mine medarbejderes pludselige engagement overraskede mig. De ønskede at bruge alle de her redskaber, og nu var det ikke bare mig, men hvordan gør vi det sammen. Det blev hurtigt til noget godt, for når deres begejstring er der, så får de også deres kolleger med, fortæller hun.

- Det bedste har været det fællesskab, der er kommet ud af det. Både lokalt, hvor jeg har fået et større fællesskab med både TR og AMR, men også på centerniveau og på CMU-møderne, hvor tonen nu er knap så konfronterende. Der bliver lyttet mere til hinanden, og der er opstået en større grad af fællesskab, vurderer hun. 

Hør her Sandy Katrine Boesen fortælle om, hvordan hun sammen med sine medarbejdere har arbejdet med værktøjet 'Omvendt brainstorm'.

 Nu er arbejdsmiljøarbejdet sat i system

Helt konkret har forløbet betydet, at Sandy Katrine Boesen har gentænkt arbejdsmiljøarbejdet på sin egen institution. Hvor hun før tog arbejdsmiljøet op, hvis hun fornemmede, at stemningen var skiftet i huset, eller der havde været nogle konkrete episoder, eller noget var blevet nævnt i en MUS-samtale, har hun i dag systematiseret arbejdsmiljøarbejdet fuldstændigt.

- Jeg har valgt at prioritere at gøre noget proaktivt. Jeg har lagt arbejdsmiljøet i kalenderen, så vi kan arbejde med det forebyggende, og så det ikke overrumpler mig på et tidspunkt, fortæller hun.

Sandy Katrine Boesen har taget udgangspunkt i BFA-redskabet ’Stærkere sammen’, som fokuserer på 4 typer af arbejdsfællesskaber. Alle fællesskaberne knytter sig til kerneopgaven og tilsammen har de betydning for det samlede arbejdsfællesskab.

Hun planlagde 4 personalemøder, hvor de skal tale om hver type af fællesskab. Indtil nu har hun holdt de tre første møder i løbet af det halve år, den systematiserede indsats har været i gang.

Læs mere om arbejdsfællesskaber og hent redskabet ’Stærkere sammen her 

Faste 1:1 samtaler har frigivet meget tid

Samtidig har hun som noget nyt også indført faste 1:1-samtaler med medarbejderne 3 gange årligt. Og det har haft en stor effekt. I dag har hun næsten ingen akutte henvendelser, hvor medarbejderne lige beder om 5 minutter. Det havde hun ofte før, hvor bare tanken om de akutte samtaler kunne stresse hende.

- Det har overrasket mig. Det har virkelig frigivet meget tid. Medarbejderne er glade for det, og det fungerer godt.  Det har været med til at tage brodden af de akutte samtaler. Når de ved, at vi har 1:1, kan de godt vente. Det er sjældent så akut, forklarer hun og vurderer, at det er simple greb, men det har haft betydning for alle på arbejdspladsen.

Arbejdsmiljøet er fortsat på dagsordenen i BUF

For arbejdsgruppen har det været en god oplevelse, at de har nærmet sig hinanden og fået øje på, at de alle ønsker et godt arbejdsmiljø. Derfor vil de også gerne fortsætte arbejdet. CMU har meldt tilbage til kommunens HMU og HR, at de ønsker, at en del af arbejdsmiljøarbejdet fremover bliver lagt i CMU, så de hidtidige 2 årlige møder i HMU med fokus på arbejdsmiljø fremover reduceres til én dag, så CMU selv kan afholde den anden dag lokalt. De har derfor besluttet at bevare arbejdsgruppen – og fremover inviterer de også centerchefen med som deltager.

Anders Christensen oplever, at forløbet i BUF har bidraget med meget mere nærvær også på centerniveau:

- Ja, det kan ikke siges klarere. Vi startede på et meget lavt niveau, men nu har vi mødt hinanden om noget konkret. Vi har fået værktøjer mellem hænderne, der kræver en indsats, men ikke så meget, som vi havde forestillet os. Her har vi lavet noget og brugt vores hjerner sammen – både TR, AMR og leder, og alle har haft det samme med hjem. Vi har oplevet, at når TRIO’erne får lov at sidde og tale sammen, så kommer aha-oplevelserne, siger han og understreger, at tiden ofte er en stor problemstilling, fordi der er så utrolig meget drift ude på arbejdspladserne i centeret.

Oplevelsen står han ikke alene med. Arbejdsmiljøleder Jørgen Helbro bakker også op om en fortsat indsats på centerniveau:

- Det har været et godt forløb. Jeg håber, at en fortsat indsats på centerniveau kan bidrage til, at alle afdelinger bruger energi på at skabe et godt arbejdsmiljø. At vi får sat os ned og får snakket sammen, det er der, kvaliteten er i de her processer. Det er alles ansvar, vi skal alle stå op om morgenen og ville det i et godt, anerkendende og loyalt samarbejde både ledere, tillidsvalgte og medarbejdere imellem, siger han og giver samtidig udtryk for, at han ville ønske, at der var ressourcer til, at BFA kunne komme forbi en gang om året og følge op.

BFA som uvildig og neutral 3. part var væsentlig

De er alle 3 enige om, at forløbet ikke ville være lykkedes for BUF, hvis de selv skulle have drevet det.

- Vi var nødt til at have en uvildig 3. part. BFA var en neutral part, og det hjalp sindssygt meget, at nogle andre end os selv valgte ud for os og kom med nogle bud, når vi gik døde eller stak ud ad en tangent, konkluderer Anders Christensen.

Sandy Katrine Boesen er enig:

- Vi havde brug for, at der kom nogle udefra og faciliterede. Så var vi alle i øjenhøjde, så der ikke var nogle internt, der skulle bestemme, siger hun.

Arbejdsmiljøleder Jørgen Helbro er også på med på væsentligheden af hjælpen udefra:

- Når det er nogle, vi ikke kender, der stiller spørgsmål, så åbner det vores sind. Der ligger jo følelser i det og gamle historier, som 3. parten kan være upåvirket og neutral overfor. Og så kan vi diskutere arbejdsmiljøet ufarligt og komme tilbage derfra og blive mere konkrete og detaljerede i forhold til den enkelte arbejdsplads, siger han.