1. God organisation giver et godt samarbejde
Byggeriet styres normalt af et byggeudvalg, der er bredt sammensat, samt af en mere snæver byggestyregruppe, som stå for byggeprocessen i praksis, og som tager de fleste beslutninger.
Skolen bør være direkte repræsenteret i byggestyregruppen. Helst af både en repræsentant for ledelsen og af en arbejdsmiljørepræsentant.
Når man skal bygge en helt ny skole er medarbejdere og ledelse ikke altid ansat fra starten. Da har bygherren og arkitekten en vigtig opgave i at sikre det pædagogisk-faglige input til byggeprocessen på anden måde. Fx ved at trække på lærere og ledere fra andre skoler.
2. Tag klare beslutninger - skriv grundige referater
Statens Byggeforsknings Institut har i 2005 evalueret 24 skole- og institutionsbyggerier i Københavns Kommune. Det viste sig, at en meget stor del af konflikterne i byggeudvalgene skyldtes uenighed om indholdet af tidligere beslutninger. Læs evalueringen her.
Det kan I undgå, hvis byggeudvalgets beslutninger er klare og entydige, og hvis I skriver grundige referater. Skriv ikke kun HVAD I har besluttet, men også HVORFOR.
3. Tag højde for, at personer skiftes ud
Et byggeri kan være en årelang proces, og ofte vil centrale personer blive skiftet ud undervejs. Når skolelederen, arbejdsmiljørepræsentanten, bestyrelsesformanden, byggelederen, arkitekten eller kommunens projektleder skiftes ud midt i processen, kommer der let knas i processen, og vigtig viden risikerer at gå tabt.
Overvej hvem der gør hvad, hvis en nøgleperson bliver skiftet ud. I kan fx lægge en plan for, hvordan afgående nøglepersoner kan sætte nye ind i arbejdet, behov for ekstra møder, procedure for udpegning af midlertidige stedfortrædere osv.
4. Husk at informere baglandet
God kommunikation mellem skolens repræsentant i byggestyregruppen og ’baglandet’ giver færre efterfølgende diskussioner og frustrationer. Samtidig giver det større vægt i byggestyregruppen, hvis skolens repræsentant har en enig medarbejdergruppe i ryggen.
Husk at en skole har mange interessenter: Både ansatte, elever, forældre, foreningsliv og lokalområde kan have brug for information.
- Hældagerskolen i Vejle udgav et særnummer af skolebladet om en kommende renovering. Bladet blev sendt ud til alle forældre og andre brugere, så alle vidste, hvad de havde i vente.
- Maglegårdsskolen i Gentofte havde faste tirsdagsmøder, hvor viceskolelederen gav status på skolens ombygning. Der var ikke mødepligt, men interesserede lærere og andre ansatte kunne høre nyt, komme med ideer og få svar på spørgsmål.
- Mange bruger opslagstavlen, hjemmesiden eller måske en weblog til at videregive central information og løbende nyt.
5. Brug arbejdsmiljøorganisationen aktivt
Arbejdsmiljøorganisationen har et vigtigt ansvar for, at krav til godt arbejdsmiljø bliver tænkt ind i byggeriet. Arbejdstilsynet har i 2006 skærpet kravene til, hvordan arbejdsmiljøgrupper skal inddrages, og det er en opgave, som både arbejdsgiveren, arkitekten og skolens ledelse og ansatte bør tage alvorligt. Læs mere om arbejdsmiljøorganisationens rolle.
6. Vis respekt for andres faglighed
Arkitekter har forstand på bygninger - det har lærere ikke nødvendigvis. Skolens ledelse og ansatte har til gengæld indsigt i pædagogik, læring og hverdagens realiteter. Og arbejdsgiveren har ret til at fastlægge de overordnede rammer for byggeriet.
7. Vær realistisk i jeres krav og forventninger
Der skal være plads til visioner og vilde ideer - især i byggeriets første fase. Men når rammerne er lagt, bør alle respektere dem. Man får den største reelle indflydelse ved at arbejde inden for de overordnede rammer, som ikke kan ændres. Hvis budgetrammen er 50 mio. skaber man fx kun irritation, hvis man kommer med ønsker til 100 mio.
8. Vær åbne og konstruktive
Processen bliver bedst, hvis alle parter går konstruktivt og åbent ind i samarbejdet. Måske har I tidligere haft oplevelser, som gør jer skeptiske eller pessimistiske over for jeres muligheder for at få reel indflydelse. Men prøv alligevel - ellers er slaget med sikkerhed tabt!
I kan overveje, hvordan I selv kan agere anderledes, så der bliver større chance for succes denne gang. Kan I forberede jer bedre? Afsætte mere tid? Hente hjælp og inspiration ude fra? Udpege andre repræsentanter til at stå for opgaven? Styrke kommunikationen internt og eksternt?
9. Brug den nødvendige tid
Byggeri tager tid, og store byggerier tager MEGET tid. På skolen er det ofte ledelsen, servicelederen og tillidsmand/arbejdsmiljørepræsentant, som trækker det store læs, ofte med personlige omkostninger i form af stress og nedslidning.
Der er en tæt sammenhæng mellem ressourcer og indflydelse. Jo mere tid, I kan sætte af, desto mere indflydelse kan I få. Derfor bør I på skolen overveje, om I kan frikøbe nøglepersoner helt eller delvist i byggeperioden. Den ekstra lønudgift fylder ofte meget lidt i forhold til den samlede byggesum.
10. Husk at det aldrig går helt efter planen...
Store byggerier er meget komplicerede, og selv de bedste planer kan ødelægges af fx dårligt vejr og uforudsete problemer med alt fra jordbund til materialer. Åbenhed og god kommunikation er de bedste midler til at overvinde den frustration, som altid vil opstå, når tingene skrider.