Et vellykket indkøb vil ofte være et resultat af gode rammer i indkøbspolitikker og retningslinjer, brugerindflydelse hvor alle relevante parter bliver hørt inden indkøbsaftaler og konkrete indkøb bliver afsluttet, samt ikke mindst et godt samarbejde mellem medarbejdere, indkøbere og arbejdsmiljøorganisation.
Det betyder, at de forskellige parter i indkøbsprocessen har bestemte roller i forhold til indkøb:
Medarbejderen
- Din vigtigste opgave er at formulere klare og gennemtænkte ønsker til det, der skal købes. Tænk bredere end ergonomi: Arbejdsmiljøet handler også om akustik, luftkvalitet, rengøring og meget mere.
- Hjælp indkøberne. De har forstand på indkøb, men de kan ikke forventes af have faglig indsigt i arbejdsmiljøet.
- Udnyt det decentrale råderum i indkøbsaftalerne: I kan i mange tilfælde 'plukke' de produkter i indkøbsaftalerne, som giver det bedste arbejdsmiljø. Træk på din arbejdsmiljøorganisation, hvis du er i tvivl.
Lederen
- Lederen skal sikre, at medarbejderne har gode rammer for at udføre deres opgaver på en hensigtsmæssig måde.
- Især ved større indkøb og nyindretninger bør lederen sikre, at man vælger en gennemtænkt, fleksibel og langsigtet løsning.
- Lederen bør derfor sikre, at både brugere, arbejdsmiljøorganisation og indkøbere er inddraget i de relevalte faser af processen.
Indkøberen
- Det bedste køb sker, når indkøberen og brugeren samarbejder tæt om at opnå det bedste køb.
- Indkøbsafdelingen kan sikre, at selve indkøbet gennemføres professionelt. Indkøberne kender markedet, leverandørerne og lovgivningen, og de ved, hvordan man formulerer sine krav og opnår en god pris.
- Indkøbsafdelingen kan medvirke til en bedre løsning, hvor flere ønsker bliver opfyldt – inden for det samme budget.
Arbejdsmiljøorganisationen
- Arbejdsmiljøorganisationen/MED-udvalget skal være med til at drøfte den overordnede indkøbspolitik.
- Arbejdsmiljøgrupperne på de lokale arbejdssteder skal inddrages i forbindelse med større indkøb med relevans for arbejdet og arbejdets organisering. Deres opgave er at holde fast i hensynet til trivsel og arbejdsmiljø — uanset budget, traditioner og æstetik.
- Arbejdsmiljøgruppen kan hjælpe med at beskrive den bedst mulige løsning og de individuelle behov, samt med at afklare samspillet med arbejdets organisering.
Leverandøren
- Den gode leverandør kender sin kundes behov og medvirker til at sikre ham eller hende den bedste løsning.
- Det indebærer, at leverandøren har viden om arbejdsmiljø og giver kvalificeret og ærlig information og rådgivning om, hvordan produkterne virker i praksis.
- Leverandøren kan i visse tilfælde påvirke producenterne til at udvikle produkter, som ikke findes på markedet i dag.