Hvordan får man medarbejdere til ikke bare at sætte et kryds, når de skal udfylde en APV, men faktisk komme med konkrete input? Og hvem følger op og hvordan, så der kan ske reelle forbedringer i arbejdsmiljøet?
Hvis man kan svare på det, så er man rigtig godt klædt på til at få det bedste ud af en APV-proces. Og det ville Hjemme- og Sygeplejen i Slagelse Kommune gerne. Så virksomhedsleder, Therese Gjerde Corfix, kontaktede i 2022 besøgsteamet fra BrancheFællesskab for Arbejdsmiljø for Velfærd og Offentlig administration (BFA) og spurgte om hjælp.
Øvelse i at forstå, hvad hinanden laver
Det mundede ud i et længere forløb med to konsulenter fra BFA, der kom med en hel værktøjskasse af øvelser og oplæg, som de holdt for udvalgte ledere, tillidsrepræsentanter (TR) og arbejdsmiljørepræsentanter (AMR) fra området samt kommunens APV-konsulenter. Fokus var især på at forbedre de ergonomiske arbejdsvilkår via APV’en.
En af øvelserne tog afsæt i IGLO-modellen. IGLO står for Individ, Gruppe, Ledelse og Organisation. Tanken er, at alle 4 niveauer i organisationen skal bidrage for at skabe et godt arbejdsmiljø.
- Vores nysgerrighed var, hvordan vi skaber klarhed over, hvad hvert lag opfatter som sin opgave, og hvad de ønsker sig af de andre lag i IGLO’en. Målet var, at de selv skulle få øje på, at alle kan og skal bidrage til at få APV-processen til at lykkes, siger arbejdsmiljøkonsulent Susanne Nilherd Halle fra BFA.
- IGLO er en god model til at tage afsæt i fællesskabet. Den rummer plads til den enkelte samtidig med, at der er fokus på den opgave, vi skal løse sammen, siger Therese Gjerde Corfix.
Hent IGLO værktøjet her
Tror at andre gør det, du ikke selv gør
Konsulenterne inddelte deltagerne i grupper, så hver gruppe repræsenterede et lag i IGLO’en, bortset fra det almindelige individ, som kun indirekte var repræsenteret af TR og AMR. De tre grupper fik to simple spørgsmål:
- Hvad gør I?
- Hvad håber I, de andre gør?
Efter gruppearbejdet blev svarene drøftet i plenum, og det skabte erkendelser.
- Vi er tilbøjelige til at tro, at andre gør det, vi ikke selv gør. Ved at sige det højt, får alle grupper øje på forbedringspotentialer. Det ville ikke virke, hvis man sad i hver sin gruppe isoleret derhjemme. Så ville man ikke få afstemt forventningerne med de andre, forklarer Susanne Nilherd Halle.
Mads Ravnemose er en af de tre APV-konsulenter, der deltog i øvelsen. Han er helt på linje med Susanne Nilherd Halle.
- Det var en god måde at delagtiggøre ledelseslaget og de andre i organisationen om, hvad vi selv laver og regner med, at andre laver. Hvis du forventer noget af nogen, uden at det er kommunikeret, så risikerer du, at der sker fejl og mangler. At opgaver lander mellem to stole, siger han.
APV-teamet vil gerne inddrages
Mads Ravnemose synes, at det mest interessante ved mødet var, hvad de andre ikke vidste om APV-teamet. Det var for eksempel ikke så kendt, at APV-teamet på det seneste har set besvarelserne på den fysiske APV og ud fra svarene har sammensat en målrettet undervisning af sådan noget som forflytning af tunge ben.
Men for at kunne målrette undervisningen til de faktiske behov ude på arbejdspladsen, skal APV’erne udfyldes grundigt. Og det medfører en forventning til individet.
Mads og hans kolleger kunne derfor under IGLO øvelsen fortælle ledelsen og de andre, at de faktisk gerne vil inddrages, når en fysisk APV er udført, men at APV-teamet har behov for, at der lokalt arbejdes på at få bedre svar.
- Det er vigtigt, at vores kolleger formulerer en kommentar til et spørgsmål og ikke bare sætter et kryds. Ikke alle vores kolleger har samme skriftlige forudsætninger, og nogle af spørgsmålene kan være svære at forstå. Derfor har vi brug for, at den lokale TRIO (leder, AMR og TR) hjælper deres kolleger med at forstå spørgsmålene og formulere nogle konkrete kommentarer. Det sagde vi højt, siger Mads Ravnemose.
Han har indtryk af, at ledergruppen lyttede og forstod budskabet, og at AMR og TR også gerne ville spille en mere aktiv rolle, når kollegerne skal udfylde APV-skemaer.
- Vi har haft en tendens til at se for entydigt på procentfordelinger, men det giver en anden indsigt, når vi også ser på kommentarerne, siger Therese Gjerde Corfix.
Hun håber, at arbejdsmiljørepræsentanterne vil blive bedre til at forklare spørgsmålene, så medarbejderne kan reflektere over det, inden de begynder at svare på APV’erne.
Forventningsafstemning forhindrer opgaver i at blive tabt på gulvet
APV-teamet kunne også lære af de andres indsigter.
- Jeg tror, vi alle fik en viden, som vi kan bruge, når vi har en fælles arbejdsopgave. Så ved vi, hvornår en opgave skal sendes til områdelederen, og hvornår den i stedet skal sendes til forflytter eller AMR. Det betyder, at opgaven ikke tabes på gulvet eller florerer i hele organisationen, før den rammer den rigtige, forklarer Mads Ravnemose.
UPS, hvor er forflytningsvejlederne i processen?
En anden sjov erkendelse under IGLO-øvelsen var, at alle i rummet egentlig forventede, at forflytningsvejlederne skulle bidrage i APV-processen. Men de var ikke inviteret til mødet.
- Tillids- og arbejdsmiljørepræsentanterne efterlyste forflytningsvejlederne, og så kunne lederne jo bare sige med det samme: Det er en god idé, de skal selvfølgelig være med, fortæller Susanne Nilherd Halle.
Forflytningsvejlederne blev derfor inviteret med til de efterfølgende møder.
Årshjul skal vise vejen fremover
Mads Ravnemose ved endnu ikke, om processen med BFA medfører en bedre APV-proces, for der har ikke været nogen siden. Men han har en klar forventning om det.
- Jeg glæder mig til at se, hvordan vores ledelse griber det an og sætter gang i det årshjul, vi udviklede i forløbet. Jeg ser frem til at blive inddraget med de kompetencer, vi sidder med i vores APV-team, siger han.
Therese Gjerde Corfix er ikke længere leder af hjemmeplejen, men er rykket et trin op og er nu chef for Sundhed og Ældre. Hun har givet stafetten videre til den nye ledelse, som skal sætte gang i en ny APV i foråret 2024.
- Jeg glæder mig til at se, om vores APV vil sætte gang i flere tværgående handlinger. Det er mit kvalitetsstempel for, at vi lykkes med det her arbejde. Det er jo okay, at der dukker nogle ting op i en APV, men det er ikke okay, hvis der ikke sker noget. Jeg tror på, at vores møder med BFA har gjort, at vi bliver bedre til at få øje på problemerne og finde løsninger sammen, siger hun.
Kontakt BFA’s besøgsteam
BFA’s besøgsteam er et tilbud til dag- og døgninstitutioner, hjemmepleje, hospitaler og skoler, der ønsker hjælp til at håndtere udfordringer med ergonomi, vold, krænkende handlinger samt ubalance i krav og ressourcer.