Forebyggelse af digital chikane

Af Abelone Glahn

Digital chikane er endnu så ny, at de færreste arbejdspladser har vejledninger i, hvordan man kan håndtere sådanne sager. Desværre ses det derfor ofte, at proceduren for, hvordan man håndterer digital chikane, først bliver lagt, når der har været en voldsom episode på en arbejdsplads, som måske har kostet sammenbrud og sygemeldinger.

Derfor kan det være nyttigt at gå i gang, før der bliver tale om brandslukning.

De første skridt

Et arbejde med at tilrettelægge en sådan procedure kan begynde med at kortlægge omfanget og arten af de chikanetilfælde, der måtte have været allerede. Hvad er der sket hidtil, og hvem i organisationen ligger inde med brugbare data og dokumentation?

Nogle arbejdspladser har en god kultur for i hvert enkelt tilfælde at underrette enten ledere, arbejdsmiljø- eller tillidsrepræsentanten om krænkelser og er måske derfor begyndt at registrere episoder systematisk. HR-afdelinger behandler personsager og kan konsulteres i forhold til, om der allerede har været grelle tilfælde.

Andre arbejdspladser har en arbejdsmiljøchef, som opsamler episoder, der på den ene eller anden måde truer arbejdspladsens sikkerhed. Andre igen har en dygtig IT-afdeling, der logger sessions på fx mail eller digitale angreb, og som man kan konsultere for evt. at finde ud af, om de digitale chikaner kommer fra samme IP-adresser eller afsendere hver gang.

At få kortlagt tidligere episoder kan give en ide om omfang og art, hvilket kan være meget nyttig i det videre arbejde med en procedure for håndtering af kommende episoder. Da arbejdsgiveren har det endelige ansvar for arbejdsmiljøet, er det også arbejdsgiverens ansvar at fremskaffe denne empiri. På nogle arbejdspladser kan det dog være nyttigt, at også arbejdstagersiden samler cases.

Tal om chikanen

Alene at tage emnet op og at tale om digital chikane på arbejdspladsen kan bringe episoder frem i lyset, som måske aldrig tidligere har været nævnt. En del medarbejdere kvier sig ved at fortælle om trusler, måske netop fordi det kan være så smertefuldt at tale om, eller fordi de er bange for, at de har lavet en fejl, der kan være svær at nævne på en arbejdsplads med nulfejlskrav, eller fordi chikanen har været så ”lille, at det måske ikke var noget at fortælle andre om”.

Problemet i det sidste tilfælde er, at det ofte er summen af chikaner, der får folk til at bryde sammen, ikke det enkelte nålestik. Når først én medarbejder begynder at fortælle, dukker der som regel lige så stille andre episoder op, som aldrig er blevet omtalt tidligere, men som kan være vigtige at få vendt.

Hvor går grænserne?

At bringe eksempler frem og at diskutere disse kan også fremme en beslutning på den enkelte arbejdsplads om, hvor grænserne går for, hvad man skal finde sig i. Principielt er udgangspunktet, at arbejdsmiljøet skal være sikkert og trygt, og derfor kunne der være tale om, at man på ingen måde accepterer trusler og chikane, men selv om ingen medarbejdere skal udsættes for trusler, er der nogle arbejdspladser, der har et problem med nultolerance, og såvel ledere som medarbejdere kan være meget uenige om, hvornår noget er alvorligt nok til at blive registreret eller anmeldt.

En fælles diskussion af konkrete episoder kan være med til at skabe en fælles holdning til, hvor grænsen går, og hvordan I skal håndtere uacceptabel digital adfærd. Der er ingen, som skal stå alene med en episode, og derfor er det også som udgangspunkt medarbejderens egen oplevelse, der skal afgrænse, hvad der opleves som digital chikane i den konkrete situation. I Arbejdsmiljøloven er det også den enkeltes oplevelse, som er central.

Vær opmærksom på, at digital chikane kan skade på forskellige måder: En enkeltstående hændelse kan i sig selv have alvorlige konsekvenser, hvis den er grov. Men en enkeltstående episode, som i sig selv virke ubetydelig kan alligevel være dråben, der får bægeret til at flyde over, hvis den følger efter en række tidligere hændelser. Det, som har betydning for den belastning, som digital chikane udgør, er grovheden, varigheden og hyppigheden af de episoder, som den enkelte bliver udsat for. Det er også derfor, at det er vigtigt at tage alle episoder alvorligt, også selvom de er mindre eller ikke umiddelbart medfører sygefravær.

Konfliktnedtrapning

Med til et beredskab hører også konfliktnedtrapning. Mange medarbejdere i udsatte positioner har fået kurser i konfliktnedtrapning i det fysiske møde, men de færreste kender til, hvordan man kan trappe en konflikt ned online, før truslerne bliver så alvorlige, at de skal anmeldes.

En del af diskussionen bør gå på om der skal foretages en konfliktnedtrapning, når chikanen eller truslerne er modtaget, og i givet fald hvem der har ansvaret for denne kommunikation. 

Typisk er kommunikationsafdelinger i større virksomheder involveret i tacklingen af digital chikane på for eksempel de sociale medier, især hvis trusler og chikane fremsættes på virksomhedens offentlige Facebook-, Twitter- eller Instagram profiler. Også kommunikationsmedarbejdere bør være trænet i den form for kommunikation.

Registrering og anmeldelse

Noget af det allervigtigste er at sikre dokumentationen af chikanen eller truslen. Da en statusopdatering på Facebook kan blive slettet få sekunder, efter at den er lagt op, er det bydende nødvendigt, at medarbejderne ved, hvordan de tager et skærmbillede og sikrer dokumentation af krænkelsen.

Selv om det krænkende udsagn slettes kort efter, kan andre have nået at dele det, kopiere og citere det, så det får sit eget liv på de sociale medier. Derfor er det vigtigt, at hver eneste medarbejder undervises i at tage et skærmbillede som det allerførste. Ikke først gå ind til kollegaen eller gå til nærmeste leder, nej, først og fremmest tage et billede, eventuelt med sin mobiltelefon og dermed sikre beviset.  I næste omgang skal andre underrettes.

Risikovurdering

Frem for, at flere skal håndtere digital chikane, kan det være nyttigt, at der udpeges en kontaktperson eller en sikkerhedsansvarlig, som konsekvent beskæftiger sig med digital chikane og trusler. Ved at det er en fast person, vil vedkommende efterhånden oparbejde et kendskab til trusselbilledet, se mønstre i chikanerne, genkende afsendere, identificere anonyme etc. etc. og have erfaring med, hvad der ”plejer at ske”.

Vedkommende kan samarbejde med IT afdelingen, som muligvis kan levere det IT-mæssige researcharbejde, der skal gøres for at fastslå identitet af en chikanerende person. Det kan være stærkt beroligende for en chikaneret at vide, at det er ”ham Birger, der altid chikanerer, og han har gjort det med 12 andre i afdelingen – det plejer at klinge af efter to uger”. Ikke at man ikke skal forfølge en sådan chikanør, men alene det at få at vide, at andre har været udsat for det samme, kan gøre, at den forulempede føler sig mindre belastet.

Opret chikanemail

Den faste person kan også være den, der samler dokumentation til senere brug. Som ovenfor nævnt er det tilrådeligt, at den enkelte chikane, stor eller lille, dokumenteres med skærmbillede eller ved at gemme truende mail og SMS. Men det er for meget at forlange, at den enkelte skal gemme dette hos sig selv. Arbejdspladsen kan oprette en chikanemail@arbejdspladsensnavn.dk, hvortil medarbejderne kan sende alt, de dokumenterer. Kontaktpersonen, som får al dokumentation, samler og systematiserer den.

Samme person kan være den, der er ansvarlig for, at der bliver skrevet tilbage til borgeren eller klienten, hvor man mener, det er relevant at indgå i en dialog. Er der konkrete trusler, bør arbejdspladsen gribe ind med det samme og rette henvendelse til den chikanerende, ligesom truslerne bør anmeldes til politiet. Det er vigtigt, at der følges op på anmeldelserne, især fordi det ikke bør pålægge den forurettede, som er belastet i forvejen af chikanen.

Hvis der skal rejses en egentlig sag, skal den krænkede part selv, evt. via advokat eller med hjælp fra sin fagforening rejse sag. Dette er yderligere belastende for den chikanerede, og mange undlader derfor at gøre mere ved det. I grovere tilfælde kan injurier og ærekrænkelser dog føre til at anklagemyndigheden kan rejse sagen.

Retningslinjer for brug af digitale medier

Da arbejdsgiveren har pligt til at sikre et trygt arbejdsmiljø og at tilrettelægge arbejdsgange mv., så de forebygger chikane, kan det på den enkelte arbejdsplads være vigtigt at tale for eksempel om, hvorvidt der skal være retningslinjer for, hvornår man åbner sin arbejdsmail, og om man skal være tilgængelig hele døgnet – det kan være meget belastende at åbne chikanerende mail hjemme, når man ikke har kolleger og ledere at henvende sig til før næste dag. Efter en grov chikane eller trussel på mail kan det være hensigtsmæssigt, at andre åbner ens mail i en periode, så man ikke konfronteres med tilsviningerne selv.

Arbejdspladsen bør også diskutere brugen af sociale medier i arbejdsrelateret sammenhæng – for nogle medarbejdere kan det være nødvendigt at være på Facebook, Twitter eller Instagram, og i så fald kan arbejdsgiveren for eksempel tilrettelægge undervisningsforløb, så medarbejderne ved, hvordan de bevæger sig sikkert på de sociale medier og beskytter deres privatliv.

Nogle medarbejdere vælger at anonymisere sig selv på de sociale medier ved at oprette falske profiler eller ændre på deres navne fx fjerne alle vokalerne i deres navn. Det er ikke tilrådeligt, dels fordi det er forbudt ifølge Facebook at være en anden en end sig selv, dels fordi det er hurtigt at gennemskue. Man kan imødekomme ønsket om mere privatliv ved at bede medarbejdere, der har brug for at være på Facebook om at oprette en professionel side, frem for at bruge deres egne private profil.

Brugen af mobiltelefoner bør også vendes: Især hvis arbejds- og privatnummer er det samme, kan det være svært at lægge telefonen fra sig, lige som det bør diskuteres, hvor tilgængelig medarbejderen skal være i løbet af hhv. arbejdstid og ikke arbejdstid. Andre forholdsregler så som fjernelse af efternavne på navneskilte kan gøre det sværere at identificere en medarbejder, der for eksempel har tæt patientkontakt.