Det betyder, at der skal laves en såkaldt kravspecifikation før selve udbuddet, der beskriver alle de krav og ønsker, der er til det pågældende udstyr.
Herefter sendes indkøbet i udbud. Ofte vil regionen forsøge at købe ind for flere afdelinger på én gang, fordi det kan sikre en billigere stykpris.
Tidskrævende udbud
At udarbejde udbudsmaterialet er ofte det mest tids- og ressourcekrævende arbejde i hele udbudsprocessen. Målet med udbudsmaterialet er nemlig at give tilbudsgiverne et klart billede af, hvad opgaven omfatter.
Derfor skal udbudsmaterialet blandt andet beskrive, hvilke krav der skal opfyldes, og hvordan leverandøren vil sikre, at kvaliteten lever op til det aftalte. Netop disse to elementer - kravspecificering og kvalitetssikring - udgør de største udfordringer i denne fase. For arbejdsmiljøorganisationen handler det selvfølgelig om, at kravene til arbejdsmiljøet bliver tænkt ind allerede i udbudsmaterialet.
Selve udbuddet
Når udbuddet offentliggøres, skal sygehuset eller regionen følge bestemte regler for annoncering og håndtering af spørgsmål. Det skal sikre, at alle potentielle tilbudsgivere får ens vilkår.
Den proces skal også respekteres, selvom der i forhold til scannere og andet udstyr til de billeddiagnostiske afdelinger er meget få leverandører.
Danske Regioner vurderer, at der i Europa reelt kun er fem leverandører af billeddiagnostisk udstyr.