Der er ofte brug for at gøre noget (fysisk) aktivt for, at mødedeltagerne kan bevare koncentrationen, hvis et møde varer længere end ¾ time. Der er et utal af muligheder for at få rejst energien, og dermed hjernens opmærksomhed. Det centrale er at passe det ind undervejs, så det er energien der styrer metoderne, og ikke metoderne der styrer.
Sådan får I gang i energien:
- Lav korte pauser, hvor I laver energigivende øvelser. Især strækøvelser genskaber energien i kroppen.
- Spil en omgang kontorhåndbold for fuld skrue i 5 minutter.
- Gå en tur undervejs – lav f.eks. walk og talk, hvis der er noget betydningsfuldt der skal afklares.
- Undgå at sidde på samme plads med samme sidemand til hvert møde. Skift evt. plads undervejs.
- Placer møder i forskellige lokaler, så I ikke altid sidder samme sted.
- Indfør tavshed, efter hvert emne eller efter behov og/eller hvis man har svært ved at finde en løsning eller en samtale går i hårdknude. Alle sidder med lukkede øjne og holder fokus på deres vejrtrækning eller scanner kroppen.
- Lav timeouts hvor atmosfæren registreres. Det kan f.eks. være, at mødeleder beder hver enkelt om at tilkendegive, om man er der, eller om man er faldet ud. Det er helt almindeligt og tilladeligt, at man falder ud indimellem, men det er vigtigt at gøre sig det klart og evt. sige det.
- Spørg hvor folk er henne, hvis de sidder og snakker, mens en anden taler.
- Kommentér det, hvis en mødedeltager sidder og læser i noget, der ikke vedrører mødet.
Skab ejerskab og engagement
Det vil være logisk at bruge mødedeltagernes idéer, input og kompetencer på mødet, når der er investeret tid i, at de deltager.
Der er udviklet en række værktøjer, der kan være med til at ”holde gryden i kog” under møderne. Prøv for eksempel:
- Lav summerunder i stedet for at diskutere i hele gruppen.
- Giv tid til refleksion i stilhed, og måske at alle skriver et par stikord, inden man taler sammen. Ofte vil man hurtigt komme ind i en bestemt retning med refleksionen, medmindre man har klaret sine egne tanker først.
- Benyt princippet med en runde, hvor alle giver en kommentar/råd, som ikke kommenteres men blot lyttes til – reflektér og vurdér indad.
- Spørg om forståelsesspørgsmål, og lad deltagerne snakke sammen to og to inden de svarer.
- Lav en runde hvor alle deltagere giver relevante kommentarer, holdninger og råd til et givet dilemma. Der skal ikke kommenteres eller svares i løbet af runden. Når runden er slut, skal personen med casen opsummere, hvilke input der gav mest mening, og hvad der vil være den fremtidige løsning.
- Opfordr til at deltagerne bruger deres intuition – spørg til kollegernes intuition i forhold til en given sag.
Hvis man ikke er enig eller ikke forstår hinanden, må man bruge tid på at få det udtrykt. I kan f.eks. danne makkerpar, så alle har en makker, der har til opgave at forstå den anden. Ved eksempelvis at stille spørgsmål til, hvad makkeren tænker lige nu. Her er det afgørende, at den ene taler uden at blive afbrudt, og den anden lytter uden at tænke på, hvad hun vil sige, når det er hendes tur. Hvis man får presserende tanker mens man lytter, da kan man lige notere et stikord om det, på et stykke papir, så forsvinder tankerne igen.
Fasthold energien ved afslutning
Afslut mødet med at hver deltager kort siger, hvad der har fungeret bedst for dem på mødet. Det er et redskab, der bevirker, at møder afsluttes med energi. En måde at blive klogere på, hvad det er der fungerer godt, og hvad man derfor med fordel kan gøre mere af på næste møde.
Afslut mødet med at undersøge, hvor gode I har været til forskellige udvalgte fokusområder. Fx. på en skala fra 1 – 10, hvor gode var vi til…? Husk at fokusere på det der virker, mere end det der ikke virker! Og lad hver enkelt give et konkret eksempel på det de siger.
Eksempler:
- Hvor gode var vi til at bryde vaner?
- Hvor gode var vi til at holde energi i mødet?
- Hvor god var jeg til at være nærværende og lytte?
- Hvor god var jeg til at registrere mine sanser og til at udtrykke mine registreringer?
At arbejde med energien på møder er som at høste lavthængende frugter. Der skal ikke meget til at skabe store succeser. Der er dog én meget væsentlig forudsætning at tage hensyn til. Og det er mødeleders oprigtighed.
Det mærkes i atmosfæren, hvis der er et misforhold imellem mødeleders intentioner, og det han/hun siger. F.eks. hvis mødedeltagerne bliver bedt om at forholde sig til et emne og mødeleder ikke lytter. Der er således meget stor forskel på at bruge metoder teknisk og bruge metoder med hjertet.
Mødeleder skal derfor "ville" det gode møde – fra start til slut. Ellers virker det ikke.
Ovenstående er et uddrag af bogen "Atmosfære på møder" (2009), der er udgået. Bogen var skrevet med udgangspunkt i et udviklingsprojekt, som OPUS gennemførte i årene 2005-2009.