Hvordan forebygges negative konflikter på arbejdspladsen?
Konflikters negative konsekvenser kan forebygges på samme måde som alle andre arbejdsmiljøproblemer gennem systematisk arbejdsmiljøarbejde, involvering af ledere og medarbejdere samt et klart signal fra øverste ledelse om, at man anser uenigheder som velkomne og at arbejdspladsen udvikler et system til at bruge uenigheder konstruktivt.
Det systematiske arbejdsmiljøarbejde består af følgende elementer:
- Kortlægning.
- Handlingsplan, herunder spilleregler.
- Uddannelse af ledere og medarbejdere.
- Løbende opfølgning på personalemøder, ledermøder og i APV og Trivselsmålinger.
Kortlægning af arbejdspladsens konfliktsituationer
Kortlægning af hvilke konflikter ledere og medarbejdere oplever i hverdagen kan gennemføres på mange måder, og skal passe til den måde arbejdspladsen fungerer på. Det vigtigste er at kortlægningen har involveret tilstrækkeligt mange ledere og medarbejdere til at der er skabt et helhedsbillede af de konflikter, man har både internt i personalegruppen og eksternt med brugere og borgere. Kortlægningen kan med fordel analyseres i AMO/MED hvor årsager til de forskellige konfliktsituationer kan drøftes, evt. ud fra Van de Vlierts model eller en anden risikovurderingsmodel.
Handlingsplan
Efter kortlægning og analysen udarbejdes en handlingsplan for hvordan konflikter skal løses og læres af. Den skal indeholde retningslinjer for hvordan arbejdspladsen ønsker at håndtere konflikter når de opstår. Planen beskriver hvordan man som involveret i en konflikt, eller vidne til en konflikt eller leder og tillidsvalgt skal handle, når man bliver opmærksom på, at en uenighed er ved at udvikle sig til en konflikt.
Handlingsplanen skal også indeholde de aktiviteter, man vil sætte i gang for at forebygge konflikter: Klare spilleregler for samarbejdet i hverdagen, plan for hvordan konflikter skal drøftes på personalemøder, uddannelse af ledere og medarbejdere i håndtering af konflikter og hvordan opfølgning af indsatsen skal foregå i ledergruppen og i APV/trivselsundersøgelser.
Lav klare spilleregler for samarbejdet i hverdagen
I kan i fællesskab vedtage spilleregler for, hvordan I vil håndtere konflikter. Når I sammen har forholdt jer til, hvordan I skal reagere, så står den enkelte langt stærkere, når en situation opstår.
Der er mange områder, hvor det er vigtigt at aftale fælles spilleregler. Oplagte emner er:
- Hvordan forholder vi os, når vi hører brugere, patienter, elever eller andre medarbejdere tale negativt om en kollega?
- Hvad gør vi, når samarbejdet ikke fungerer?
- Hvilke spilleregler har vi, når vi oplever, at en kollega er kørt af sporet eller ikke lever op til indgåede aftaler?
- Hvordan håndterer vi sladder og myter?
- Hvordan håndterer vi klager fra brugere eller kollegaer? Hvad gør hvis, hvis klagerne handler om en anden kollega?
- Hvad gør vi i forhold til medarbejdergrupper, der er i konflikt med hinanden?
Eksempel: Når elever og forældre snakker om en kollega:
Lone kommer ind i 6. klasse. Eleverne har netop haft matematik med Lones kollega, Preben. Eleverne siger til Lone, at Preben lugter af spiritus. Lone ved ikke helt, hvordan hun skal forholde sig. Hun slår det hen og siger til eleverne, at ”det kan vist ikke passe”.
Efter timen taler Lone med en anden kollega for at finde ud af, om hun skal gøre noget. Efterhånden er der flere kollegaer, der taler om, hvad der siges om Preben, uden at nogen endnu har sagt det til ham selv.
Skolelederen er i Brugsen for at købe ind. Han møder en forælder, som siger, ”Det er ikke, fordi jeg vil klage over lærer Petersen, men du skal lige vide ...”
Medarbejdere og ledere på skolerne har en særlig udfordring i at håndtere konflikter, som involverer lærere, elever og forældre. Find 6 konkrete værktøjer her.
Tag omgangstonen op på de gode personalemøder
Møder på arbejdspladsen er et nærliggende sted at drøfte og afklare uoverensstemmelser og konflikter. Det forudsætter, at I holder gode og konstruktive møder. Dårlige og ineffektive møder kan i sig selv være en kilde til spændinger på arbejdspladsen.
Her er en række gode råd til, hvordan I kan holde bedre og mere inspirerende møder:
- Forbered mødet grundigt med en aktuel dagsorden og en klar prioritering af punkterne (gerne med cirkatider). Lav en opdeling af punkterne inden mødet: Hvad er til orientering, idégenerering, diskussion eller beslutning? Hvordan skal beslutninger tages (fx høring, konsensus, uddelegering)?
- Tænk på de fysiske rammer. Vælg et lokale, der passer til formålet med mødet. Vælg evt. et sted i andre omgivelser end normalt, fx en café, en spejderhytte, en græsplæne eller et sted, der har relevans for de emner, I skal drøfte.
- Vedtag generelle spilleregler, fx at alle skal deltage, at alle skal være forberedte, at man får tid til at tale ud, at det er OK at være uenige og at personoplysninger er fortrolige.
- Mødeledelse: Vær aktiv og procesorienteret som mødeleder. Tag ansvar for rammerne og for mødets forløb. Sørg for at alle kan komme til orde. Saml op undervejs og lav klare konklusioner. Hold tiden!
- Variér mødeformen, så møderne ikke bliver ens. Hav fx diskussion i mindre grupper, interviews parvis, arbejdsgrupper på stedet, runder hvor alle kommer til orde eller oplæg udefra.
- Evaluér mødet: Hvad var det bedste ved mødet? Hvad kunne vi gøre anderledes næste gang?
- Følg op de beslutninger, der er truffet – og informer de øvrige mødedeltagere om, hvad der er sket. Sørg for gode referater og god information til de, der ikke deltog.
Uddannelse af ledere og medarbejdere fx i:
- Aktiv lytning (Tekst afsnit findes)
- Dialog og kommunikation (Tekst afsnit findes)
- Anerkendende undersøgelse (Tekst afsnit findes)
- Kollegial supervision (Tekst afsnit findes)