For at få hverdagen til at fungere, selv om en del af medarbejderne er spredt, kan der være behov for at ændre arbejdsfordelingen og den måde, der samarbejdes på. Informationen mellem arbejdspladsen og medarbejderen skal sikres.
Omfang
- Arbejdspladsens effektivitet og service kan falde, hvis for mange medarbejder er væk samtidig. Det er ledelsens opgave at vurdere hvilke og hvor mange medarbejdere, der skal tilbydes muligheden for distancearbejde.
- Rammer og vilkår for hjemmearbejdet bør aftales på forhånd.
- Erfaringen viser, at tilknytningen til arbejdspladsen svækkes, hvis arbejdet hjemme gennemsnitlig overstiger 2-3 dage om ugen.
Information til og fra medarbejderen
Hjemmearbejdspladser stiller krav om velfungerende udveksling af information. Både den formelle og den uformelle.
- Information om opgaverne : Ledelsen bør fastlægge klare regler som sikrer, at medarbejderen får den nødvendige information om hans eller hendes arbejdsopgaver og de forventninger og mål, der er opstillet.
- Almen medarbejderinformation: Man skal sikre sig, at medarbejderen får samme information som andre medarbejdere.
- Opsamling af viden: Medarbejderens opsamling af viden og erfaringer skal deles og udnyttes i organisationen på samme måde som den viden de øvrige ansatte opsamler.
- Uformel information: Når medarbejderne mødes mindre ansigt til ansigt svækkes udvekslingen af uformel information. Den hjemmearbejdende skal derfor sikres muligheder for at deltage i uformelt samvær på arbejdspladsen og helst befinde sig i et kontormiljø med god adgang til kolleger, fælles mødelokaler og formel og uformel kommunikation.
Accept i organisationen
- Balance. Hjemmearbejdet kan blive en belastning for de kolleger, der er tilbage på arbejdspladsen. Arbejdet bør tilrettelægges, så både den hjemmearbejdende og de øvrige medarbejdere er tilfredse. Ellers kan der opstå gnidninger.
- Aftaler. Der skal være klare aftaler om f.eks. faste telefontider og faste tidspunkter for møder, så medarbejderen er nem at få fat i og er til stede på arbejdspladsen, når der er brug for det.
Hvordan man leder på afstand
Undersøgelser viser, at mål og resultatstyring er afgørende for succesrig ledelse af distancearbejdere.
Samtidig er det vigtigt, at der er en høj grad af tillid mellem ledelsen og medarbejderen. Succesen forudsætter tillid til, at medarbejderen yder den aftalte arbejdsindsats og ikke misbruger sin frihed.
Generelt skal man som leder ændre sin rolle:
- Fra kontrol af tilstedeværelse til bedømmelse af resultater.
- Fra overvågning til støtte og gode råd.
- Fra at premiere lydighed til at stimulere selvstændige initiativer.
- Fra hierarkisk styring til projektledelse.
Teknologi
Hjemmearbejdspladser forudsætter som regel et højt IT-niveau på arbejdspladsen. Det vil sige at de relevante baggrundsoplysninger er til rådighed i elektronisk form og at medarbejderen fra hjemmearbejdspladsen kan få adgang til postsystemer, telefonsystemer, databaser etc.
Sikkerhedsniveauet på hjemmearbejdspladsen bør aftales på forhånd, så virksomhedens regler og rutiner for datasikkerhed fastholdes.