I kan bruge metoden til at skabe og vedligeholde en attraktiv arbejdsplads ved at sætte fokus på de forhold, som gør, at medarbejderne oplever arbejdspladsen som attraktiv. Det er i sin grundidé det samme system, der bruges til kvalitetsledelse, arbejdsmiljøledelse m.m.
Sådan gør I
Systemet bygger på, at I har en vedtaget politik, udvalgte indsatser og mål for indsatserne. Politikkerne skal afspejle: "Dette her vil vi gerne".
Det kan f.eks. være, at I ønsker at være en "attraktiv arbejdsplads, hvor der er plads til faglighed." Denne politik skal omsættes til praksis for at være bevendt.
Politikken udmøntes gennem Handlingsplaner, der skaber forandringer, og Aftaler, der fastholder de gode handlinger og vaner i dagligdagen dér, hvor det er vigtigt.
Styresystemet bygger på to skemaer Handlingsplan og Aftale. Hent skemaerne som wordfiler og skriv selv i dem.
Opret en mappe (et ringbind – med fem faner) som jeres "Styremappe".
Her skal I sætte:
- Handlingsplaner – aktive.
- Handlingsplaner – afsluttede.
- Politik og mål.
- Aftaler (procedurer).
- Diverse.
Handlingsplan
Brug handlingsplanskema som styringsredskab, hvis forandringen er kompleks og indebærer flere trin. Brug et nyt skema for hvert ændringsprojekt.
Mål: Opstil mål for ændringen.
Handlinger: Opdel ændringen i konkrete handlinger – f.eks. kontakt til andre afdelinger for at høre, om de har gode løsninger.
Ansvarlig og tidsfrist: Sørg for at finde en person, som vil være ansvarlig. Og sæt en tidsfrist.
Følg op på de aftalte handlingsplaner jævnligt – f.eks. på personalemøder eller ledermøder.
Handlingsplaner Aktive og Afsluttede
Gennemgå jævnligt handlingsplanerne på et møde, og kryds af, når det aftalte har fundet sted. Når handlingsplanen er afsluttet, så skriv en kort slutevaluering og flyt skemaet til fanen med afsluttede handlingsplaner.
Aftale
Meget godt udviklingsarbejde går i glemmebogen, når udviklingsprojektet er færdigt – især hvis de involverede medarbejdere får nyt arbejde. Aftaler (kaldes også procedurer) bruges til at synliggøre og fastholde, hvordan vigtige handlinger skal foregå.
Brug et aftaleskema til at holde fast i de gode arbejdsmåder.
Aftaler skal skrives, hvis:
- det er vigtigt og kritisk, at noget sker på en bestemt måde
- det ikke sker af sig selv.
Aftaler kan f.eks. dreje sig om:
- Sådan modtager vi nye medarbejdere
- Sådan taler vi til hinanden i afdelingen
- Sådan får vi tid til faglighed i dagligdagen
- Sådan håndterer vi vold og trusler om vold
- Årsplan – sådan planlægger vi at nå valgte indsatser
- Håndhygiejne – hvornår og hvor tit skal vi vaske hænder?
Den skriftlige aftale bruges til at fastholde beslutninger – f.eks. fra et personalemøde. Aftaler egner til at introducere nye medarbejdere til "Sådan gør vi her".
Følg op
Følg op med jævne mellemrum. Så havner I ikke i en situation med de pæne ord på papiret, mens praksis halter af sted. Og alle bliver frustrerede over, at der ikke sker det aftalte.
Hvis det viser sig, at I ikke gør som aftalt, er der to muligheder:
- Stram op på praksis – så alle gør, hvad de skal.
- Lav om på det aftalte, så det aftalte følger det, der rent faktisk sker.
Det er bedre at aftale lidt mindre - og så overholde det i praksis.
Aftaler om tid til faglighed:
Årsplan
| Hvad | En årsplan skal indeholde det, man vil eller skal nå ud over det daglige arbejde. En årsplan med valgte indsatsområder fordelt over året giver overblik over, hvilke aktiviteter der skal gennemføres hvornår og af hvem, så man er sikker på at nå det ønskede. | |
| Hvem | Redskabet kan bruges af ledere til at skabe overblik over aktiviteter i afdelingen. Årsplanen tilrettelægges i samarbejde med medarbejderne, f.eks. i forbindelse med personalemøde. I årsplanen sættes tidsfrister og navne med ansvarlig. |
|
| Hvordan | Skab overblik over aktiviteter og valgte indsatser. Planlæg indsatserne, og fordel dem over året under hensyn til højtider og ferie¬perioder. Sørg for, at alle får et eksemplar – også opslagstavlen. |
En årsplan er en aftale om hvad der skal ske i løbet af et år.
Brug et skema til at lægge en årsplan for jeres aktiviteter.
En årsplan skal indeholde det, man vil eller skal nå ud over det daglige arbejde.
Årsplanen udarbejdes for en afdeling, en gruppe eller anden passende ledelses-enhed.
Årsplan er et simpelt redskab til at skabe sig overblik over, hvilke aktiviteter der skal gennemføres, hvornår det skal ske, og hvem der er ansvarlig for aktiviteterne.
En veltilrettelagt årsplan giver ro. Man ved, at det nødvendige er planlagt, så man ikke behøver at gå og huske på det hele tiden. En årsplan kan også hjælpe til med at sige nej til mere, end man kan overkomme.
Indhold
En årsplan kan bidrage til at konkretisere mål og indsatsområder. Årsplanen kan indeholde alt det, man gerne vil/skal nå ud over dagligdagen. Det er f.eks.:
- Personalemøder med et hovedtema for møde
- APV-kortlægning – kan fordeles over året
- Indsatsområder – vælg kun en til to ad gangen
- Udviklingsaktiviteter
- Faglige temaer og fokus – skab mikrotid til fagligheden i hverdagen
- Sikkerhedsrundering og interne tjekrunder
- Opfølgning – når I det, I gerne vil? Gør I det, I siger, I gør?
Årsplanen bør være realistisk og kun indeholde det, man erfaringsmæssigt ved, er muligt.
Tid og ansvar
For at sikre, at det planlagte finder sted, bør der fastsættes en tidsfrist og en an-svarlig for at tilrettelægge aktiviteten.