Af journalist Søren Svith, Periskop
Hos ATP skal alle afdelinger igennem en visionsproces, før de bestemmer sig for, hvordan de vil udnytte de tildelte kvadratmeter. Fondsafdelingen har i den proces besluttet at prioritere det fælles og skære antallet af skriveborde ned. Ingen faste pladser og få skriveborde, som man skulle deles om. Ideen havde de fået fra en udviklingsafdeling, hvor konsulenterne konstant var på farten.
”De var meget fascinerede af tanken med free seating, men vi anbefalede dem at lave en analyse af deres tid på kontoret, før de besluttede sig endeligt. Og den viste, at medarbejderne i fondsafdelingen var til stede omkring 80 procent af tiden. Så de ville jo hurtigt komme til at mangle skriveborde, siger personalechef Lilian Mogensen.
Historien understreger, hvor vigtigt det er at lave gennemtænkte løsninger. Det største problem med mange af de nye kontormiljøer er ifølge Lilian Mogensen, at man har valgt en standardløsning.
”Standardkoncepter duer simpelthen ikke, men desværre er der alligevel mange, som bruger dem,” siger hun.
Tre forsøg lagde rammen
I stedet for standardløsninger har ATP valgt både at suge til sig af andres erfaringer og gøre sig sine egne. Tre pilotprojekter i forskellige afdelinger eksperimenterede således i et halvt år med ny indretning og nye arbejdsformer, før det egentlige projekt blev sat i gang.
Erfaringerne fra pilotprojekterne satte de overordnede rammer hos ATP. De består i, at alle skal væk fra enkeltmandskontorer, og der skal tænkes i nye måder at arbejde på. Desuden er der lagt nogle retningslinjer for farver, møbler, tæpper og gardiner.
”I pilotprojekterne fandt vi ud af, at der går for meget rundkreds i beslutningsprocessen, hvis alt er til diskussion. Derfor har vi lavet nogle overordnede rammer, som ledelsen, samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget har besluttet sig for, fortæller Lilian Mogensen.
Plads til forskellige løsninger
Alligevel er der masser af muligheder for at sætte sit individuelle præg på sin afdeling. Det er tydeligt, når man bevæger sig rundt i den meget lange 70’er bygning. En afdeling har indrettet sig uden faste pladser og med en clean desk-politik (se ordbog) om, at skrivebordene skal ryddes hver dag. Det har givet mere plads til cafemiljø, projektrum og stillekontorer. I andre afdelinger har alle forsat hver sit skrivebord.
”Det vigtigste er at have en realistisk vurdering af, hvordan afdelingens fremtidige arbejdssituation kommer til at se ud. Desværre har de fleste meget svært ved at forestille sig det. Så er det lettere at forholde sig til hvor man skal sidde og hvilken indretning og hvilke møbler man kan lide,”, siger arbejdsmiljørepræsentant Toni Vegger, der er tovholder for overgangen til nye arbejdsformer i økonomiområdet´.
Fænomenet viser sig bl.a. ved, at en del afdelinger vælger at indrette stillekontorer, måske af frygt for ikke at kunne fungere i de åbne kontorer. Men erfaringen viser, at de ikke bliver brugt så meget, og så vælger mange at nedlægge dem igen.
Det er svært at ændre adfærd
Den sværeste omstilling er imidlertid at ændre adfærd. På trods af stribevis af kursustilbud fra personaleområdet i coaching, samarbejde og endda i oprydning, er det en udfordring, som er vanskeligere, end ledelsen havde forestillet sig.
”For nogle er det grænseoverskridende, at de højst må få 1½ reol. For andre er det et psykologisk problem at vænne sig til at dele ud af sin viden. Viden er jo magt, og så spekulerer nogle medarbejdere på, hvad de er værd, når alle andre har samme viden”, siger Lilian Mogensen.
Det gælder også nogle mellemledere, som både skal vænne sig til en ny rolle og må opgive deres kontor med tre vinduesfag, som tidligere var et statussymbol. For deres medarbejder kan det til gengæld være svært at vænne sig til at sidde med benene op og læse, når chefen er til stede.
Derfor arbejder ATP systematisk med træning i adfærd både før og efter de enkelte afdelingers omlægning. Udviklingskonsulenter fra personaleområdet, herunder også psykologer, deltager i afdelingskonferencer, sektionsmøder og i møder i de enkelte grupper. Her er medarbejdernes bekymringer og modstand mod omvæltningerne også på dagsordenen. Træningen foregår både på afdelingsseminarer, sektionsmøder og på teamniveau.
Det går ikke ud over effektiviteten
Men når den ændrede adfærd først slår igennem, er der ingen tvivl om fordelene. ”Vi får mere arbejde ud af det, og det ser vi tydeligst ved, at de nye bliver lært op hurtigere. Vi har i det hele taget ingen indikationer på, at folk er mindre effektive, og folk arbejder ikke mere hjemme end tidligere, sådan som man ellers hører andre steder,” siger Lilian Mogensen.
Arbejdsmiljørepræsentant Toni Vegger er enig:
”Vi har fået flere uformelle møder, som opstår spontant, fordi vi lige kan se, at alle er til stede. Til gengæld har vi ikke nær så mange formelle møder. Det gør beslutningsprocessen hurtigere, og jeg synes også, at vi får bedre beslutninger ud af det, siger hun.
Fokus på lyd og lys
Som en arbejdsmiljøcertificeret virksomhed har ATP sat sig som mål at lave den bedst mulige løsning i forhold til lyd og lys. Det har givet nogle diskussioner med arkitekterne.
”Arkitekterne ønskede spots som loftbelysning, men vi ved, at det giver store problemer med refleksioner i skærmene. Derfor har vi brugt meget tid på at finde frem til et armatur, som ikke giver gener. Arkitekterne synes, at de giver et kedeligt udtryk på lofterne, men vi er mere interesserede i, hvordan det virker på medarbejderne,” fortæller arbejdsmiljøleder Lone Winther.
Resultatet af den seneste APV viser, at beslutningen var rigtig. For første gang nogensinde har ATP ikke haft klager over lyset. Støj er imidlertid stadig et problem for mange medarbejdere, selv om ATP arbejder systematisk med lyddæmpende materialer på vægge og lofter.
Ifølge Lone Winther er det imidlertid et problem, som også har rødder i medarbejdernes adfærd.
Røgen er ATP sluppet af med. Der er rygeforbud alle steder undtagen i nogle særlige bokse med kraftig udsugning, som er opstillet på gangarealerne. Her er udsugningen så effektiv og lydløs, at det selv på få meters afstand næsten ikke er muligt at høre udsugningen eller at lugte røgen.