Af journalist Claus Leick, Periskop
En ny arbejdsdag for Hanne Frederiksen starter med, at hun finder et andet skrivebord, end det hun sad ved dagen før. Så skubber hun sin personlige reol på hjul med arbejdspapirer og familiefoto på plads for bordenden, og derefter kan dagens arbejde begynde.
Sådan er dagene startet for Hanne Frederiksen, siden sekretariatet i Børne- og kulturforvaltningen for to år siden flyttede i åbne kontorer og begyndte at arbejde målrettet med videndeling. Hanne Frederiksen er projektleder i sekretariatet, hvor otte medarbejdere har valgt at sidde i åbent kontor. Andre medarbejdere har valgt at beholde deres eget kontor. I afdelingens forsøg med ny arbejdsorganisering og indretning er det nemlig frivilligt, om man vil deltage.
Alligevel er alle berørt af den nye organisering. Hele den gamle forvaltningsbygning blev i en periode ryddet og ombygget, og alle fi k efterfølgende et nyt sted at sidde. De, som fik eget kontor, råder dog i dag ikke mere over deres faste plads, end at alle andre kan bruge deres stol, pc og skrivebord, når de ikke selv er tilstede.
Forsøg med valgmuligheder
Baggrunden for omvæltningerne i Børne- og kulturforvaltningen er en overordnet beslutning truffet af Hillerøds borgmester og økonomiudvalget.
For godt to år siden bad de forvaltningscheferne om at starte forsøg med New Offi ce, et begreb som i Hillerød dækker over nye indretninger og organiseringer af arbejdet. Hvordan og hvor mange der skulle være med, blev ikke beskrevet på forhånd.
Borgmesteren og kommunaldirektøren gik selv radikalt til værks ved at få alle væggene revet ned i borgmestersekretariatet men blandede sig i øvrigt ikke i, hvordan de øvrige afdelingschefer valgte at tackle den nye udfordring.
I Børne- og kulturforvaltningens sekretariat blev der nedsat en arbejdsgruppe, der tog på studiebesøg på andre arbejdspladser. Og der blev holdt en lang række interne møder. Alle fik tilbuddet om at være med, men da den endelige beslutning skulle træffes, var det kun de otte medarbejdere i sekretariatet – inklusiv direktør for Børn og Kultur, Leo Knudsen - som sagde ”ja”.
Alligevel er Leo Knudsen ikke i tvivl om, at de mange og lange diskussioner i personalegruppen og den omfattende ombygning har været anstrengelserne værd.
”Der er ingen tvivl om, at vi har fået en mere fornuftig og fleksibel måde at arbejde på. Og vigtigst af alt er kvaliteten af de beslutninger og afgørelser, vi træffer, højnet. Fordi flere medarbejdere end tidligere har været ind over i processen”.
Det er ok at forstyrre
Også medarbejderne er godt tilfredse med den nye arbejdsform, selvom det kræver tilvænning og løbende tilpasning.
”Der er mange ting, som man først kan afklare undervejs i processen. Som hvor meget må der snakkes, og hvornår kan vi forstyrre hinanden i vores arbejde”, forklarer Hanne Frederiksen.
En af de ting medarbejderne i sekretariatet løbende arbejder med er, hvordan de skal tolke hinandens signaler – eksempelvis, hvornår man vil have fred til at arbejde og altså ikke lige skal forstyrres.
”At arbejde med New Office er en proces, som hele tiden udvikler sig. Det er vigtigt, at man snakker åbent om, hvordan vi kan fungere godt sammen, når vi er så tæt på hinanden”, forklarer hun.
Senest har hun og de syv kolleger inklusiv direktøren været på en weekendtur for at diskutere og lære at afkode hinandens kropsignaler.
”Hvis jeg ønsker ro til en bestemt opgave, vælger jeg ofte at arbejde hjemme, hvilket er en del af fleksibiliteten i den nye ordning. Eller måske smutter jeg op på overetagen, hvor vi har indrettet et særligt stillerum”, siger Hanne Frederiksen.
Delte meninger blandt medarbejdere
Erfaringerne med New Office i seks forskellige afdelinger i Hillerød Kommune er samlet i en evalueringsrapport og skal bruges i planlægningen af et helt nyt rådhus. Her er nogle af hovedkonklusionerne:
- New Office har påvirket de ansattes trivsel, men der er meget stor forskel på i hvilken retning. Der er ikke noget klart mønster.
- Det kan ikke påvises, at New Office har en betydning for videndeling generelt, men det er uden tvivl blevet lettere for nyansatte at få adgang til viden og informationer fra kollegerne. Generelt oplever nogle New Office som en hurtig og uformel mulighed for videndeling, mens andre oplever for meget uvedkommende snak, som de ikke kan vælge fra.
- New Office kan både fremme og hindre den enkelte medarbejders effektivitet. Nogle oplever således New Office som gode rammer for effektivt arbejde, mens andre oplever at den spænder ben for deres effektivitet.
- New Office giver nye muligheder for at tilrettelægge sit arbejde. Mange oplever bedre muligheder for at holde uformelle møder efter behov. Hjemmearbejde fremhæves af flere som et væsentligt supplement til en arbejdsplads i New Office.
- Indførelsen af New Office har ændret de ansattes oplevelse af arbejdspladsen. Nogle oplever, at arbejdspladsen samlet set er blevet væsentligt forbedret, mens andre oplever, at den er blevet markant dårligere.