Af journalist Søren Svith, Periskop
Hvor andre bestiller billet til lyntoget, har medarbejderne hos Vejdirektoratet og KMD i stigende grad vænnet sig til at booke en videokonference.
Vejdirektoratet har brugt videomøder i omkring et år, og sekretariatsleder Ole Brok Petersen fra anlægsområdet regner med, at investeringen på små 200.000 kroner allerede er tjent ind.
- Hver medarbejder vi sender fra Skanderborg til København koster 3.000 kroner i tid og transportudgifter, og når det nogle gange drejer sig om 10 personer, er det klart, at investeringen hurtigt er tjent ind, siger han.
Videomøder kræver disciplin
Ole Brok Petersen vurderer også, at videomøderne er mere effektive end de fysiske møder, fordi de generelt er meget kortere.
- Videomøderne kræver mere disciplin, og man er nødt til at være mere målrettet, fordi mødeformen forudsætter, at man ikke taler i munden på hinanden og ikke spilder tiden med smalltalk, siger han.
Resultatet er, at Vejdirektoratet bruger mindre tid på møder på tværs af de geografiske enheder, samtidig med, at man faktisk holder flere møder, fordi de er lettere at arrangere og ikke behøver at fylde en hel arbejdsdag.
Ikke alle fysiske møder bliver overflødige
I KMD er underdirektør i netværksafdelingen, Per Frey, heller ikke i tvivl om, at investeringen i udstyr til videomøder er tjent ind mange gange.
- Vi har ikke oplevet et fald i transportudgifterne i perioden, men det skyldes, at vi er blevet mange flere ansatte og har gang i store tværgående projekter i forbindelse med kommunalreformen, siger Per Frey over mobiltelefonen på vej hjem fra et møde i København.
Der er nemlig lang fra alle fysiske møder, der bliver overflødige på grund af videoteknologien. KMDs erfaringer er, at videomøderne helst skal holdes sig under en time.
- Møderne skal have en stram agenda og egner sig bedst til konkrete og hurtige beslutninger. De mere langhårede debatter og politiske diskussioner klarer man bedst på fysiske møder, hvor det er lettere at aflæse hinandens kropssprog, siger marketings- og kommunikationsdirektør i KMD, Anders Rosbo.
Hans egen afdeling bruger bl.a. videostudierne til det ugentlige afdelingsmøde, hvor medarbejdere fra marketing i Odense og kommunikation i Ballerup koordinere opgaverne.
Videomøderne bliver også brugt meget til projekter på tværs af afdelinger – i denne tid ikke mindst af KMDs kommunalreformgruppe.
Kraftig vækst i brugen
KMD har i alt har 10 videostudier i virksomhedens fem afdelinger i Ballerup, Ålborg, Odense, Århus og Fladså. Der kan være op til 12 i hvert studie, men det gennemsnitlige antal deltager i møderne er mellem to og syv i hver ende.
Studierne er udstyret med to store skærme, som viser henholdsvis den, der taler og ens eget mødelokale. Desuden er der et kamera, som dækker deltagerne og et kamera, som kan bruges til at vise dokumenter. Endelig er der et kamera på studiets whiteboard og mulighed for at vise ting på en pc, for eksempel PowerPoint. Studierne er indrettet, så akustikken egner sig til at optage lyd.
KMD har brugt videomøder i tre år og antallet af møder er i stærk vækst. Medarbejderne booker via Outlook, og i dag er videostudierne booket op mod 70 procent af den normale arbejdstid. Succesen har bevirket, at der i KMDs nye bygning i Ålborg ud over de større videostudier også får en række mindre samtalerum med videoudstyr, som både kan bruges til almindelige småmøder og mindre videomøder.
Øget behov med strukturreformen
Vejdirektoratet har valgt at installere udstyret i møderum, som også kan bruges til møder uden videokonference. Rummene er mindre avancerede end hos KMD, men tager også hensyn til de særlige krav til lyd- og lysforhold. I øjeblikket har direktoratet møderum med videokonference i fire afdelinger og desuden kufferter med mobilt udstyr, som kan monteres på de enkelte arbejdspladser.
Som følge af strukturreformen udvider Vejdirektoratet snart med seks nye vejcentre, og det vil gøre behovet for videomøder endnu større, vurderer Ole Brok Petersen.