Af journalist Dorte Kvist, Periskop
Siden Tryg Forsikring for godt fire år siden installerede de første videomødelokaler, har der vist sig så stort et behov for dem, at virksomheden nu har 67 af slagsen fordelt på afdelinger i Norden. Resultatet er, at medarbejderne får en mere fleksibel hverdag med bedre arbejdsvilkår.
»Det er ikke sjovt at skulle med et fly klokken seks om morgenen. En salgsdirektør med ansvar for 400 medarbejdere i Norden skal være synlig og deltage i møder, og så er der altså rigtig meget transport, hvis man ikke bruger videokontakt. Den giver mulighed for langt flere arbejdsdage hjemme på kontoret,« fortæller koncerndirektør Lars Bonde.
Også i forhold til mindre afstande gør videokontakten en forskel for medarbejderne i Tryg.
»Sidder man i Næstved eller Lyngby og skal i videokontakt med Bergen, er der ikke nogen grund til, at man skal køre til hovedkontoret i Ballerup for at opnå kontakt. Så langsomt voksede ønsket om flere videomødelokaler.«
Effektiv massekommunikation
En medarbejder sagde direkte til Lars Bonde, at han havde fået et andet liv med det nye system, og selv mærker koncernchefen Bonde forandringen i sin egen hverdag.
»Mit liv ville se helt anderledes ud, hvis vi ikke brugte video i det omfang, som vi gør. Selvfølgelig er jeg stadig ude at flyve, men jeg har langt flere dage hjemme, og med tre mindre børn hænger det hele bedre sammen. Jeg kan oftere følge i skole for eksempel.«
Ifølge ham er det ikke bare den enkeltes hverdag, der er kommet til at hænge bedre sammen, men hele organisationen.
»Tidligere blev et halvårsregnskab fremlagt i Ballerup for nogle af de inviterede ledere. Nu webcaster vi samtidig til alle de videofaciliteter, vi har i hele Skandinavien, så alle kan høre med. Også på massekommunikationsmåden er det effektivt. Og det er jo meget sjovt også for medarbejderen i Nordnorge at høre chefen fortælle,« siger Lars Bonde.
Se ind i kameraet
Lars Bonde peger også på, at man skal passe på ikke at ”glemme” en eller flere deltagere i et videomøde.
»Hvis vi for eksempel sidder seks medarbejdere i Ballerup, én i Norge og én i Århus til et videomøde, så skal jeg passe på, at mødet ikke kommer til at foregå internt i Ballerup uden deltagelse af de andre. Man skal huske, at det er et videomøde, og undgå bare at tale til de andre i lokalet, men stadig tale til kameraet.«
Hvis man skal lægge den sidste sten i et presset budget eller diskutere noget, man er uenige om, kan det ifølge Lars Bonde være en fordel at være fysisk sammen på mødet.
»At fornemme, hvordan mennesker har det, er sværere at se på et lille billede på en skærm, hvor der i øvrigt er nogle sekunders forsinkelse på mundbevægelserne. Specielt hvis man er mange mennesker. Når man kommunikerer face to face, kan man mærke, hvis den, man taler med, ikke forstår, hvad man siger. Den følelse har man ikke på samme måde på video.«
Lønforhandling på video
Trods det følsomme emne, har Lars Bonde ført lønforhandlinger på video.
»Min norske medarbejder havde ikke noget behov for at rejse til Danmark for at holde møde med mig i en time, og vi aftalte, at hvis noget i processen gik skævt, ville vi mødes fysisk i stedet for. Det blev ikke nødvendigt.«
Tryg Forsikring, som skønner at have sparet 100 millioner kroner på at have indført videomøder, vil bygge endnu flere videolokaler i forbindelse med, at hovedkontoret bliver ombygget. De kommer til at ligge rundt omkring i bygningen, så alle nemt kan gå til og fra.
Spørger man Lars Bonde, om videomøderne gør arbejdet mere effektivt, er svaret entydigt:
»I den grad.«