Af journalist Søren Svith og Dorte Kvist, Periskop
Hvis man kobler de elektroniske kalenderne med telefonerne, som igen styres fra jeres computere, vil dine kolleger altid vide, hvem det kan betale sig at kontakte, når de har brug for et svar her og nu. Det er bare en af fordelene ved at samle al kommunikation på én platform, der hurtigt giver dig et overblik og åbner nye muligheder for samarbejde på tværs af afstande.
Tættere på hinanden i Banedanmark
Banedanmark har som et pilotprojekt ladet IT-afdelingens 71 medarbejdere bruge computerprogrammet Office Communicator fra Microsoft, som kombinerer telefoni og mail.
Via Communicator, som er integreret med både Outlook og intranet, kan medarbejderne både chatte sammen uden at forstyrre kollegaerne, dele dokumenter og ringe sammen via headset og webcam. På den måde kan man henvende sig til en kollega, når vedkommende faktisk er at træffe – det viser sig på chatten, om vedkommende er logget på – og se og tale med hinanden uden at være i samme rum. Al kommunikation via Communicator lander ét sted, nemlig i Outlook’s indbakke.
»I stedet for at have telefonbeskeder på mine forskellige telefoner, kan jeg samle dem ét sted. De ryger direkte i indbakken sammen med mine e-mails. Det er to isolerede teknologier, der for brugeren opleves som én,« fortæller it-ansvarlig Kenneth Lau Rentius.
I løbet af efteråret vil systemet blive brugt af samtlige kontoransatte i Banedanmark samt relevante medarbejdere i ”marken”. Indtil videre benytter en mindre gruppe sig af den del, der har med webcam at gøre.
»Det er vigtigt for en medarbejder på en kommandopost, at han eller hun kan følge med i processen over video, hvis der pludseligt bliver ændret på arbejdsgangen. Det sker jo nogle gange, når man har med trafik at gøre, og så er det godt at kunne følge med i, hvorfor man gør, som man gør. Vi kommer tættere på hinanden og får en større forståelse af det, vi er en del af«, siger Kenneth Lau Rentius.
Staten skaber kommunikationsplatform
Og turen kommer til alle statslige arbejdspladser i løbet af nogle år. Det er meningen med Statens Kommunikationsplatform, som har til formål at anskaffe og implementere én fælles telefon- og kommunikationsplatform til alle statslige myndigheder.
Ifølge telechef i Økonomistyrelsen, Bo Skadkær, er der ingen tvivl om, at det giver nye muligheder.
»Vi samler det hele i ét intuitivt medie og i én arbejdsproces. Du skal ikke længere zappe rundt mellem telefonen, chatprogrammet, kalenderen og mailprogrammet. Du kan finde kontaktoplysninger, se om vedkommende er ledig og ringe op i samme arbejdsgang,« fortæller han.
Brugerne bliver den største udfordring
Teknisk set har det vist sig at være en større udfordring, end man havde regnet med, fordi staten har så mange forskellige IT-infrastrukturer. Derfor er projektet bagefter tidsplanen, hvis endelige deadline for implementeringen af samtlige 40.000 telefoner i systemet er udgangen af 2013. Alligevel er teknikken ifølge Bo Skadkær ikke den største udfordring.
»Den største udfordring bliver at få medarbejderne til at bruge systemet, når det står klar. Det bliver helt klart den mest spændende opgave. Derfor arbejder vi med at lægge det ind i allerede eksisterende arbejdsprocesser, så du ikke tænker over, at du gør noget nyt. Fx kan du søge efter et telefonnummer på intranettet og blot klikke på det, når du vil ringe op,« fortæller han.
Statens Kommunikationsplatform kommer ikke til at understøtte video, som ellers er stærkt udbredt i staten.
»Men vi kan få tingene til at spille sammen sådan, at hvis en statslig arbejdsplads har en videokonference i et mødelokale, så kan vi levere lyden. Vi vil måske også kunne hjælpe med, at de også kan dele dokumenter i et virtuelt møde, « fortæller Bo Skadkær.
Staten er vild med video
Selv om Statens Kommunikationsplatform ikke kommer til at indeholde video, holder det ikke de statslige arbejdspladser tilbage. Ifølge undersøgelsen Den offentlige Sektors brug af IT fra Danmarks Statistik , benytter hele 57 procent af de statslige myndigheder sig af videokonferencer. Det er langt flere end blandt kommunerne, hvor kun 17 procent bruger videokonferencer. Den store forskel skyldes formentlig blandt andet, at mange af de statslige institutioner er geografisk spredt. Det gælder i hvert fald Udenrigsministeriet, som er en frontløber på området. Her har videokonferencer både sparet mange dyre flyrejser mellem Danmark og ambassaderne og helt udkonkurreret telefonkonferencer.
PS
Samtidig med researchen på denne artikel blev vi i anden anledning mødt med følgende telefonbesked hos en statslig styrelse. Den understreger Bo Skadkærs pointe om udfordringen i at få brugerne til at udnytte de nye systemer.
»Velkommen! Den, du søger, har et møde ude i byen, men er tilbage klokken 23.59.