Af journalist Dorte Kvist, Periskop
Når løn- og regnskabsmedarbejdere fra ca. 170 statslige institutioner skal arbejde under samme tag i 19 forskellige team, er der mange behov at forholde sig til. Medarbejderne kommer fra mange forskellige institutioner. Fra Miljøministeriet til Det kongelige Teater og lige fra større administrative fællesskaber på ministerniveau til mindre institutioner. Nogle har været vant til at sidde i enkeltmandskontorer, og andre har arbejdet i storrum.
- Men uanset fra hvilken arbejdskultur man kommer, har Økonomistyrelsen valgt, at alle sidder i åbent plan, da denne indretning medvirker til videndeling og sammenhængskraft på tværs af organisationen, siger chefkonsulent Pernille Helms.
Fleksibilitet
Den fysiske ramme er indrettet med den højst tænkelige fleksibilitet, så enhver arbejdsfunktion i Økonomistyrelsen kan blive opfyldt hvor som helst.
- Vi indretter ikke specielle kontorer til callcenter eller til kontorchefer, vi indretter med ens inventar, og forholdene er ens for alle fra yngste elev til ældste chef. Det er et bevidst strategisk valg, at indretningen skal fungere i enhver tænkelig arbejdsfunktion i de forskellige team, fortæller Pernille Helms.
Stor forandring
De enkelte arbejdspladser er i åbne kontormiljøer med plads til mellem otte og 16 medarbejdere. Hver arbejdsplads kan justeres efter behov. Hvis en medarbejder har behov for ekstra reolmeter til sagsmapper og arkiver, kan hun få det, men ellers bliver der ikke indrettet med specielt inventar udover det, der hører til standardindretningen. Det gav utilfredshed blandt medarbejderne i starten.
- Nogle kommer fra enkeltmandskontorer, og eftersom det er en kolossal forandring at komme til et åbent kontormiljø, har der som udgangspunkt været en del skepsis i den forbindelse. Derfor har medarbejderne også været inddraget med deres erfaringer og forslag til den fremtidige indretning. siger Pernille Helms.
Fleksrum
En forudsætning for, at de åbne kontormiljøer kan fungere optimalt, er ifølge hende, at der er supplerende faciliteter som møderum og fleksrum, som er efterspurgte blandt medarbejderne. De bruger fleksrum til ad hoc-møder, stillearbejdsplads og private samtaler i telefon eller med en kollega.
- Mange medarbejdere høster fagligt, kollegialt og socialt ved at sidde i åbent plan, men man kan mangle det private rum. Det er vigtigt, at man kan trække sig tilbage. Desuden har vi små og store møderum, som man booker, og en mødebar omkring kaffemaskinen, hvor man har mere uformelle møder, siger Pernille Helms.
Intern kommunikation
Den interne kommunikation i Økonomistyrelsen foregår bl.a. via intranet, men også video vil få en central plads.
- Vi har så småt taget fat på at konferere med de regionale enheder via video. Når vi om knap halvandet år er helt færdige med ombygningen, vil vores direktørs månedlige infomøde tilgå de regionale enheder som videokommunikation, siger Pernille Helms.
Hvordan de interne spilleregler i de åbne storrum skal være, ligger ikke helt fast.
- Måske skal man lokalt i det enkelte team drøfte, hvad der er vigtigt netop her. Der kan være forskel fra team til team, selvom vi fx har det til fælles, at vi udelukkende taler med udefrakommende per telefon. Men lige nu er vi stadig i den fase, at hver især har sin egen tidligere arbejdskultur ret tæt på.