Af journalist Petra Sjouwerman, Periskop
”Folk arbejder generelt mest effektivt i det åbne kontor, når de placeres sammen med kolleger med samme arbejdsopgaver og med samme arbejdsbehov,” siger Astrid Bartholdy Damsager. Hun er sociolog og udviklingskonsulent i Slots- og Ejendomsstyrelsen.
Sammen med to kolleger tilbyder hun bl.a. konsulentbistand til statens institutioner i forbindelse med omstilling til mere åbne kontorer.
Slots- og Ejendomsstyrelsen tilbyder ikke standardløsninger til alle institutioner, men tager udgangspunkt i organisationens særlige behov, samtidig med at indretningen skal rumme plads til forandring. Fleksibilitet i indretningen er altafgørende, da politiske beslutninger eksempelvis kan medføre, at et ministerium eller en styrelse med kort varsel skal kunne udvide eller indskrænke.
Glemt medarbejderne
”Storrummet som fænomen har været meget udskældt, og nogle første generationsløsninger har været mere heldige end andre. Det er sjældent en god løsning at sidde 100 personer sammen i et stort åbent rum, hvor medarbejderne kan kigge fra den ene ende til den anden. Når man etabler et åbent rum, må man ikke glemme at tænke på medarbejderne. De har behov for tæthed med kolleger inden for samme arbejdsfællesskab, men ikke nødvendigvis tæthed med alle medarbejdere i organisationen,” siger hun.
Derfor anbefaler Slots- og Ejendomsstyrelsen en løsning, der udnytter det åbne kontors fordele som videndeling og let adgang til sparring, og som minimerer ulemper som støj og koncentrationsproblemer. Til forskel fra de store åbne første generationskontorer deler man anden generationskontorerne op i mindre enheder eller ’lommer’ på fx 6 til 12 personer.
”Så bliver medarbejderne ikke forstyrret af, hvad 50 andre medarbejdere laver, men bevarer alligevel den tætte kontakt til kollegerne i samme enhed,” siger Astrid Bartholdy Damsager, der nævner Patent- og Varemærkestyrelsen som et eksempel, hvor man har arbejdet ud fra denne løsningsmodel.
Der er en dobbelt gevinst ved at indrette mindre lommer i det åbne miljø. Når de ansatte placeres i mindre enheder frem for i et decideret storrum, får det et større tilhørsforhold og derfor trives de bedre. Samtidig giver det færre visuelle forstyrrelser.
”Jo færre irrelevante forstyrrelser, jo mere effektivt arbejder man,” siger hun.
Forskellige behov i løbet af dagen
Slots- og Ejendomsstyrelsen arbejder samtidig på at understøtte de mange forskellige behov medarbejderne har i løbet af en arbejdsdag. Fx kan der være behov for stilhed, når man skal arbejde koncentreret eller lave et telefonopkald, og omvendt kan man have behov for at larme ved en brainstorm. For at understøtte den ’differentierede arbejdsplads’ kan man skabe forskellige flexrum, som i tilknytning til arbejdspladserne i det åbne kontor giver medarbejderne gode og differentierede fysiske rammer til forskellige arbejdsopgaver,” siger hun.
Stillerum skal være tæt på
Vælger man en åben kontorløsning, med de fordele det indebærer for hurtig sparring og tæt samarbejde, er det vigtigt, at der samtidig er gode muligheder for at trække sig tilbage til fx flex- eller stillerum. Disse ekstrafaciliteter skal ligge i umiddelbar nærhed af arbejdsstationerne, for erfaringer viser, at et stillerum ikke bliver brugt, hvis det ligger for langt væk - afsides eller på en anden etage.
”Skal man gå for langt for at benytte et stillerum, ender man med slet ikke at benytte sig af det, eller man glemmer simpelthen, at den mulighed findes. Et afsidesliggende stillerum har endvidere den ulempe, at medarbejderne let kommer til at føle sig uden for fællesskabet. Ekstrafaciliteter skal derfor tænkes ind som en central del af en god åben løsning,” siger Astrid Bartholdy Damsager.
En lille sidehistorie:
- Anderledes tryghed i Vietnam
Tryghed i det åbne kontorlandskab opleves forskelligt fra land til land. Sidste år var Slots- og Ejendomsstyrelsen som rådgiver tilknyttet et FN pilotprojekt i Vietnam. Her stod de forskellige FN-organisationer i landet over for at skulle flytte sammen i ét stort hus, og man ønskede i den forbindelse rådgivning om skabelsen af åbne kontorer, der kunne styrke samarbejdet på tværs og effektivisere arbejdsgangene.
”Flere af de lokale ansatte var blevet syge af kræft inden for en relativ kort periode, og medarbejderne var overbeviste om, at huset var hjemsøgt af onde ånder. Derfor nægtede de at arbejde før en åndemaner havde fordrevet ånderne. Det var interessant at opleve. For os virker det måske irrationelt, men for dem var det livsvigtigt og derfor noget, der skulle tages seriøst, før de kunne trives og blive effektive på kontoret,” fortæller Astrid Bartholdy Damsager.