Bruger vi tiden rigtigt?
Dette er et vigtigt spørgsmål. Når vi siger, at vi ikke har tid til at udføre en bestemt opgave, så betyder det egentlig, at vi har valgt ikke at prioritere den. Det er vigtigt at blive enige om, hvad der er kerneydelsen i vores arbejde. Det er nemlig forudsætningen for, at vi kan prioritere kerneopgaven og sætte fokus på det, vi når, i stedet for det, vi ikke når. Det forebygger stress.
Kerneopgaven og det ekstra
Når vi taler om en kerneopgave, giver det sig selv, at vi også kan tale om andre opgaver, som ikke er så centrale. Det er vigtigt at få adskilt de to:
- Der er noget vi SKAL gøre.
- Der er noget vi KAN gøre (hvis der er tid).
Når vi skelner mellem de to, vil det gøre det klarere for den enkelte medarbejder og arbejdspladsen som helhed, at der er tale om valg og prioriteringer, som hele tiden skal være synlige.
SKAL-opgaverne
SKAL-opgaverne er dem, vi fagligt og professionelt stiller som krav, at vi SKAL nå, for at kunne løse vores kerneopgave. Vi kan også bruge betegnelsen ”skal-krav”. SKAL-opgaverne opfatter vi ofte som selvfølgelige; det er som regel de krav, arbejdsgiveren betaler for at få opfyldt.
KAN-opgaverne
Udover SKAL-opgaverne er der også en række opgaver, som vi gerne vil nå. Det kalder vi ”kan-opgaverne”. Det modsætningsfyldte opstår, fordi disse kan-opgaver ofte opleves som krav, selvom de egentlig er noget vi KAN gøre. Vi kan også bruge betegnelsen ”kan-krav”.
Uklarhed giver stress
Når mange ”kan-krav” glider over og opleves som ”skal-krav” kan stressen stige, og vi oplever ikke at slå til i arbejdet. Derimod kan vi føle os mere trygge og tilfredse, hvis vi i højere grad forholder os til ”skal-kravene” og efter endt arbejdsdag kan sige: Ja, jeg levede op til kravene - og lidt til. Hvis der er klarhed over, hvilke opgaver vi SKAL udføre, kan det modvirke følelsen af ikke at slå til. I stedet kan det hjælpe til, at man efter endt arbejdsdag kan sige ”nok har vi haft travlt, men vi valgte at gøre det i fællesskab”.
Stress og MUS
Sondringen mellem SKAL- og KAN-krav bør være et centralt emne i MedarbejderUdviklingsSamtaler, samt i eventuelle stresssamtaler, som lederen kan have med medarbejderne. På den måde kan arbejdspladsen komme stress i forkøbet ved at have klarhed omkring prioriteringer.
Stressværktøj: 'Prioritering af kerneopgaven'
Stressværktøjet ’Prioritering af kerneopgaven’ er et hjælpemiddel, som kan bruges på arbejdspladsen til at få prioriteret de mange opgaver. Målet med værktøjet er at komme igennem en proces, hvor man på arbejdspladsen først diskuterer, hvad der er kerneopgaven i det arbejdsfællesskab, man er en del af. Derefter bliver man enige om en fælles prioritering af, hvad der er SKAL-opgaver, og hvad der er ekstraopgaver i det daglige. Man kan slutte af med at afstemme forventningerne til løsningen af opgaverne.