Dialog giver mulighed for at handle på problemerne
Hvis der er problemer med uklare og modstridende krav på jobbet, kan det have en række negative konsekvenser for vores sundhed og sikkerhed. For at forebygge og håndtere problemerne, er det en god idé at tage en dialog, hvor I identificerer og kortlægger kravene.
Dialogen kan fx give jer en fælles fornemmelse for:
• Hvad I selv har indflydelse og kan handle på.
• Hvor der er behov for at lede opad eller hente hjælp fra andre.
Samtidig kan dialogen sørge for, at den enkelte medarbejder eller leder ikke står alene med problemerne.
Et godt forum for dialogen om kravene er fx arbejdsmiljøgruppen, jeres lokale MED-udvalg/SU eller ledergruppen.
Sådan tager I dialogen om uklare og modstridende krav
BFA Velfærd og Offentlig Administration har udviklet et nyt dialogredskab, som kan hjælpe jer med at tage samtalen. Følgende 7 trin kommer fra dette redskab.
Ved hvert trin er der forslag til, hvor lang tid I skal bruge på øvelsen. Samlet skal I regne med at sætte cirka 1-2 timer af.
1. Identificér situationer med uklare krav og modstridende krav (ca. 15 minutter)
2. Undersøg og udvid jeres indflydelsesrum (ca. 20 min)
3. Vurdér kravenes karakter (ca. 10 min.)
4. Vælg, hvilke situationer I vil arbejde videre med (ca. 10 min.)
5. Undersøg, hvor de modstridende krav kommer fra (ca. 15 min.)
6. Drøft, hvordan I forebygger eller håndterer belastningerne (ca. 30 min.)
7. Lav aftaler og handleplan (ca. 10 min.)
1. Identificér situationer med uklare krav og modstridende krav (ca. 15 minutter)
Tal sammen 2 og 2 om, i hvilke situationer jeres medarbejdere eller kolleger af og til eller ofte oplever uklare eller modstridende krav i arbejdet.
- Uklare krav er krav der ofte vil kunne tydeliggøres, men ikke er blevet det.
- Modstridende krav er kendetegnet ved, at de ikke så let kan ophæves eller afklares. De kan godt hver for sig være klare og give mening, men det er ikke muligt at opfylde dem samtidig, fordi de trækker i forskellige retninger.
Skriv situationerne ned på hver sin post-it-seddel. Udvælg derefter max 5 situationer, som I vurderer, er de mest belastende og gå videre med disse
2. Undersøg og udvid jeres indflydelsesrum (ca. 20 min)
Målet med trin 2 er at få øje på jeres samlede indflydelsesrum – og hvis muligt gøre det større.
I skal arbejde sammen i grupper på 4-6 personer og placere jeres udvalgte sedler i modellen indflydelsescirklen.
I kan finde indflydelsescirklen her
Tegn gerne cirklen op i et stort format på en tavle eller en flipover.
Sedlerne skal placeres så langt inde mod centrum af cirklen som muligt. Imens sedlerne placeres taler I om, hvorfor I placerer dem, som I gør:
- Har I fuld kontrol over situationen (eller dele af situationen): Placér sedlen i indercirkel eller på stregen til indflydelseszonen.
- Har I indflydelse på situationen (eller dele af situationen), hvis I involverer de rette aktører: Placér sedlen i midtercirklen eller på stregen til ydercirklen.
- Synes I at situationen er helt uden for jeres indflydelsesrum: Placér sedlen i ydercirklen.
Prøv at udfordre jer selv: Har I som gruppe reelt mere kontrol og indflydelse, end I forestiller jer? Og kan I få øje på et udvidet indflydelsesrum, hvis I fx tænker ud af boksen, leder opad eller inddrager relevante aktører i eller uden for organisationen?
3. Vurdér kravenes karakter (ca. 10 min.)
En del uklare krav (og nogle modstridende krav) kan forebygges og håndteres via handling på arbejdspladsen. Andre krav kan være sværere at gøre noget ved, fx fordi de hænger sammen med strukturer, som I ikke umiddelbart kan påvirke.
Kig på indflydelsescirklen med sedlerne og overvej, hvilken type krav der er tale om:
• Er det uklare krav eller modstridende krav?
• Er det krav, som I selv har indflydelse på, eller er det noget, der er helt uden for jeres indflydelse?
4. Vælg, hvilke situationer I vil arbejde videre med (ca. 10 min.)
Udvælg sammen 1 eller 2 sedler/situationer, som I vurderer både er:
• mest belastende for medarbejdernes trivsel og opgaveløsning
• mest realistiske og effektfulde at arbejde videre med for at forebygge og håndtere belastningerne.
I kan også vælge situationer, som ligger uden for jeres indflydelse. Det er især relevant, hvis belastningerne fra disse er store og udbredte. I så fald kan I arbejde med, hvad I kan gøre på arbejdspladsen for alligevel at trives under disse forhold.
5. Undersøg, hvor de modstridende krav kommer fra (ca. 15 min.)
Dette trin handler om de modstridende krav. Spring det over, hvis det ikke er relevant for de valgte situationer.
Hvis I har valgt en seddel/situation med modstridende krav, skal I kigge på kravmodellen, som I finder på s. 6 i hæftet ’Forstå og forebyg uklare krav og modstridende krav’
Drøft disse 4 spørgsmål:
1. Hvem stiller hvilke krav og forventninger?
2. Hvilke forskellige aktører og niveauer er i spil?
3. Hvori består det modstridende eller uforenelige?
4. Hvordan påvirker det medarbejdernes opgaveløsning og trivsel?
6. Drøft, hvordan I forebygger eller håndterer belastningerne (ca. 30 min.)
For hver af de valgte situationer skal I tale om, hvilke handlinger der kan bidrage til, at I får forebygget og håndteret belastningerne.
Tal om følgende 3 punkter:
- Hvilke positive konsekvenser eller muligheder kan det evt. give, at der er uklare eller modstridende krav i situationen?
- Hvad gør I allerede for at forebygge og håndtere situationen, og hvad virker godt for jer og er vigtigt at værne om og fortsætte med?
- Hvad kan I gøre yderligere for at forebygge og håndtere belastningerne – på kort og på lang sigt, fx:
- Hvad kan I tage fat på i denne gruppe?
- Hvad skal I lede opad med?
- Er der andre aktører i organisationen, I skal gå i dialog med?
- Er der aktører uden for organisationen, I skal i dialog med?
OBS: Hvis I har valgt situationer, der er ”uden for indflydelse”, skal I drøfte, hvordan I kan mindske belastningerne.
7. Lav aftaler og handleplan (ca. 10 min.)
I skal nu lave konkrete aftaler med hinanden: Hvem gør hvad og hvornår?
- Afklar, hvad I kan nå til enighed om at handle på.
- Overvej, hvad der skal undersøges eller drøftes yderligere, og om der er behov for at involvere andre aktører.
- Beslut, om der er noget, I skal melde ud til medarbejdere/kolleger eller andre i organisationen.
- Udfyld handleplanen. Den er en del af jeres APV og kan hentes her.
Se hele dialogværktøjet i hæftet ’Forstå og forebyg uklare og modstridende krav’
Læs mere om uklare krav og modstridende krav i inspirationshæftet ’Klare forventninger’