Find ud af om kravene er lokale eller strukturelle
Oplever I ofte at det er utydeligt, hvad kræves af jer i arbejdet? Eller at der stilles krav som er uforenelige med hinanden og ikke kan opfyldes på samme tid? Så kan det være at uklare eller modstridende krav er noget, der fylder på jeres arbejdsplads.
Nogle problemer med uklare eller modstridende krav kan I håndtere lokalt på arbejdspladsen. Men andre kan være svære at få greb om, fordi de handler om noget, som I ikke selv bestemmer over. Fx er der forskel på, om kravene opstår på grund af faglige uenigheder i teamet og uklar instruktion, eller om kravene kommer fra lovgivning og en stram økonomi.
For at kunne håndtere problemer med uklare og modstridende krav bedst muligt, er det vigtigt at skelne mellem problemer, der opstår lokalt, og problemer der kommer fra et strukturelt niveau.
Hvad er lokale problemer?
Lokale problemer kommer fra de uklare krav eller modstridende krav, som I selv har mulighed for at påvirke på arbejdspladsen eller i teamet. Fx ved at:
- Tydeliggøre kravene
- Styrke instruktion og kompetencer
- Afstemme forventninger til opgaveløsningen
- Prioritere mellem forskellige krav og delopgaver.
At problemerne er lokale, betyder ikke, at de altid er lette at løse. Kravene er ofte blevet uklare eller modstridende af bestemte årsager, som det kræver en indsats at forstå og ændre.
Hvad er strukturelle problemer?
Strukturelle problemer opstår, når de uklare krav eller modstridende krav bunder i forhold, som I ikke selv har nogen umiddelbar indflydelse på. Eksempelvis fordi det handler om krav eller vilkår, der kommer oppefra eller udefra. Det kan bl.a. være:
- Lovgivning
- Politiske beslutninger
- Økonomiske rammer.
Sådan kan I finde ud af om problemerne er lokale eller strukturelle
En enkel måde at skelne mellem lokale og strukturelle problemer på er at opdele de uklare eller modstridende krav, som udgør en belastning, i 3 kategorier:
- Kontrol: Forhold, som I på arbejdspladsen selv kan handle direkte på inden for jeres eget lokale råderum.
- Indflydelse: Forhold, som I ikke styrer selv, men som I måske kan påvirke, hvis I involverer de rette aktører i eller uden for organisationen.
- Uden for indflydelse: Forhold, som er givne rammer eller vilkår i arbejdet, som I ikke har mulighed for at ændre eller påvirke.
Evt. kan I printe ’indflydelsescirklen’, når I skal identificere kravene – eller selv tegne den på en tavle eller et stykke papir. I finder indflydelsescirklen her.
Tal om problemerne – også de strukturelle
Uanset hvor problemerne kommer fra, er det en god idé at identificere og tale om dem på arbejdspladsen. Dialogen kan fx ske på et personalemøde, til en personale-dag, i jeres arbejdsmiljøgruppe, i MED-udvalget eller via andre etablererede kanaler på arbejdspladsen.
For nogle kan det måske virke meningsløst at tale om strukturelle problemer, som I ikke har indflydelse på, da de ikke kan løses lokalt af jer på arbejdspladsen. Dialogen om de strukturelle problemer er dog vigtig af 2 årsager:
- Dialogen kan skabe en fælles erkendelse af problemerne. Når problemerne er fælles, står den enkelte medarbejder (eller leder) ikke alene med dem. Dermed kan I mindske risikoen for, at den enkelte vender de uopfyldte forventninger indad – og tvinges til selv at finde måder at håndtere de ambivalente følelser på, fx over- eller underinvolvering i arbejdet.
- Dialogen kan afdække, hvori det strukturelle består, fx hvor de modstridende krav kommer fra. Det kan gøre det lettere at afklare, hvor der er behov for at lede opad – eller om der er behov for at alliere sig med andre aktører for at finde løsninger.
OBS: Når I tager dialogen om de strukturelle problemer, er det vigtigt at afstemme deltagernes forventninger til udfaldet. Hvis deltagerne har en forventning om, at dialogen vil føre til konkrete løsninger og hurtige forbedringer, risikerer I, at det fører til frustration og skuffelse over, at man bare “taler om problemerne”.